Zorglogistiek geïntegreerd!

Een van de speerpunten in de softwareontwikkeling van ChipSoft is de volledige ondersteuning van het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD). Het EPD is echter niet een applicatie die men aanschaft; een EPD ontstaat doordat informatie rondom een patiënt vanuit verschillende systemen bij elkaar wordt gebracht. Een EPD zal meer moeten zijn dan alleen een 'kijkdoos'.

Het kunnen raadplegen van gegevens die zijn vastgelegd in verschillende systemen is een eerste stap. Om tot een volwaardig patiëntendossier te komen, moeten er echter ook gegevens door de zorgverlener kunnen worden vastgelegd. Denk aan het vastleggen van de anamnese, van onderzoeksgegevens, van medicatieopdrachten en van alle correspondentie rondom een patiënt. Ook moeten deze registraties volgens gestructureerde patronen (zogenaamde orderexplosies) kunnen verlopen waarbij de registraties voortkomen uit het primaire logistieke proces van de zorgbehandeling.

Afbeelding: EPD-toepassing diabetische dienst (fundus-onderzoek)

De geïntegreerde zorglogistiek wordt met de invoering van de DBC-systematiek steeds belangrijker. Klinische paden, behandeltracés en zorgpaden zijn hot items bij de inrichting van het EPD. Ordercommunicatie speelt naar onze mening in het zorglogistieke traject een centrale rol tussen alle EPD-elementen zoals verslaglegging, digitaal geregistreerde gegevens, uitslagen rapportage, medicatie, etc. Een stap verder is de totale zorglogistiek van de patiënt in gang zetten met behulp van ordercommunicatie. Hierbij is het zorgtraject transparant en continue inzichtelijk in het EPD.

Uiteindelijk ontstaat er een optimaal inzicht in de medische geschiedenis en de actuele situatie van de patiënt. Behalve voor zorgverleners is dit ook voor patiënten erg prettig. Zij hoeven hun gegevens niet zelf overal mee naar toe te nemen, en éénmalige invoer van gegevens voorkomt dat op verschillende plekken dezelfde vragen worden gesteld. Eenmaal ingevoerde gegevens zijn voor zowel medici als verplegend personeel overal onmiddellijk opvraagbaar.

Door een consistente en geprotocolleerde wijze van verslaglegging binnen het EPD kan zeer kort na de implementatie van het EPD geconstateerd worden dat de kwaliteit van de registratie sterk verbeterd is. Ook het relateren van medisch handelen aan bijvoorbeeld een gestelde diagnose wordt vereenvoudigd doordat binnen het EPD de ‘oorzaak-en-gevolg’-relaties worden bewaakt. Uiteindelijk is het EPD een belangrijke schakel op het pad naar Evidence Based Medicine.

EPD-oplossingen
Een EPD voor een medisch specialist bevat andere gegevens dan een EPD voor een verpleegkundige. Zo zal elke professional zijn of haar eigen inrichting terug willen zien binnen het EPD. Waar het de arts in het geval van bijvoorbeeld medicatie vooral zal gaan om het eenvoudig kunnen voorschrijven van complexe medicatieschema's, zal een verpleegkundige bij voorkeur de medicatie-rondelijst in het EPD-scherm willen zien.

Medisch EPD
Het elektronisch medisch dossier van de arts en andere zorgprofessionals wordt op verschillende manieren ondersteund. In de praktijk kiest men ervoor om ‘werkbladen’ in te richten die door professionals worden gebruikt. Een werkblad is een verzameling van functionaliteit waarin alle invalshoeken van de zorgverlener terugkomen.

Zo kan gekozen worden voor een werkblad waar de polikliniekagenda, de opgenomen patiënt van de behandelaar en Postvak In (waarin de terugrapportage rondom de ordercommunicatie is opgenomen) onderdeel van uitmaken.

Dit wordt vaak gecombineerd met allerlei tabbladen waarin de beschikbare informatie van de patiënt wordt gepresenteerd, zoals labuitslagen, medicatielijst, correspondentie, etc. Bij de inrichting kan gekozen worden welke tabbladen met informatie de zorgverlener in zijn werkblad gepresenteerd wil hebben. Een belangrijk onderdeel van het EPD is het EPD-dashboard (zie afbeelding hiernaast) waarin direct inzichtelijk is welke gegevens van de patiënt beschikbaar zijn. Als de patiënt ‘actief’ is binnen het werkblad vult dit dashboard zich. De groene pinnetjes geven aan dat er informatie beschikbaar is en de streepjes geven aan dat er geen informatie is. De zorgverlener kan op het groene pinnetje klikken en heeft direct de informatie die erbij hoort. Bijvoorbeeld: een overzicht van alle labuitslagen van de patiënt op het scherm.

Voor het werken met het EPD wordt op de polikliniek vaak de invalshoek van het spreekuur gekozen zodat de patiëntengegevens snel benaderd kunnen worden. Via het werkblad is de historie van de patiënt direct inzichtelijk en kan aansluitend gestart worden met het digitaal vastleggen van gegevens. Voor het digitaal vastleggen van gegevens gebruikt men een digitaal registratieformulier dat als leidraad dient voor het zorgtraject dat met de patiënt wordt doorlopen. Dit digitale formulier kan zelf worden ingericht en kan allerlei acties (orders) of protocollen rondom de patiënt gaan sturen. ChipSoft heeft hiervoor diverse voorbeeldinrichtingen beschikbaar.

Er kan als vervolg op de behandeling van de patiënt gekozen worden voor het uitschrijven van medicatie, het aanvragen van labonderzoeken, diagnostische onderzoeken, etc. Met behulp van digitale dossierregistratie kunnen ook behandelprotocollen worden ondersteund met behulp van ‘triggers’. Een voorbeeld hiervan is het aangeven dat een patiënt hartritmestoornissen heeft en vervolgens wordt de ‘trigger’ met een standaard behandelprotocol geactiveerd. Dit protocol kan een ‘orderset’ zijn waarin meerdere onderzoeken tegelijk worden uitgezet, bijvoorbeeld laboratoriumonderzoek, ECG en thoraxfoto. Belangrijk is dat deze orderset gekoppeld is aan bijvoorbeeld het polikliniekbezoek van de desbetreffende patiënt. De status van de uitgezette orderset is inzichtelijk in het EPD en per afzonderlijke order te monitoren. ‘Triggers’ kunnen gekoppeld worden aan ICD-tabellen, eigen tabellen of DBC's. Een ‘trigger’ hierop kan bijvoorbeeld standaardmedicatie voorschrijven, onderzoeken aanvragen of andere acties initiëren.

De elektronische status presenteert zich als één van de tabbladen in het werkblad van de zorgverlener. Men kan kiezen hoe de digitaal vastgelegde informatie in het dossier terug moet komen. Er kan gekozen worden om standaard de klacht, medicatie en het beleid te tonen, waarna vervolgens kan worden ingezoomd op de gehele registratie. Met de aanloop naar digitalisering van de dossiers zijn er mogelijkheden in het EPD om ingescande documenten en nieuwe documenten met elkaar te combineren in een overzicht. Binnen het EPD is het belangrijk dat de zorgverlener alle gegevens van de patiënt bij elkaar gepresenteerd krijgt en dus niet hoeft te switchen.

Afbeelding: EPD medisch specialist

De gegevens die worden vastgelegd tijdens het bezoek van de patiënt kunnen automatisch in een brief worden geplaatst. Ook zijn alle andere relevante gegevens zoals de laatste labuitslag of de uitkomst van een onderzoek direct te koppelen in een document. Op deze manier is er een optimale integratie tussen de digitaal vastgelegde gegevens, de uitslagen van een patiënt en de correspondentie. Met behulp van Postvak In wordt de zorgverlener op de hoogte gehouden van de status van de door hem uitgezette orders van de patiënt en is de terugkoppeling ook hier zichtbaar. De zorgverlener kan zelf aangeven welke ordercommunicatie teruggekoppeld dient te worden via Postvak In. Het is mogelijk om tijdens het zorgproces de afhandeling van orders nog onder te verdelen. De zorgverlener kan aangeven of er onderzoeken aangevraagd moeten worden die vervolgens op de werklijst van de secretaresse verschijnen. Zij zal dan de afspraken en de afstemming van de orders met de patiënt verder afhandelen.

Verpleegkundig dossier
ChipSoft biedt naast het medisch dossier volledige ondersteuning van het verpleegkundig dossier. Eenmaal vastgelegde informatie is overal beschikbaar. Er kan inzicht geboden worden in de patiëntinformatie van een arts of een verpleegkundige via de daarvoor beschikbare werkbladen. Deze werkbladen kunnen voor diverse groepen verschillend worden ingericht. Zo zal op de afdelingen het afdelingsoverzicht met daarop de opgenomen patiënten van deze afdeling als ingang tot het EPD fungeren. Na het selecteren van een patiënt op dit afdelingsoverzicht geeft het EPD-dashboard aan welke informatie van deze patiënt aanwezig is. De beschikbare gegevens kunnen ook gerangschikt worden naar de soort informatie en op verschillende voorgedefinieerde tabbladen in het scherm aan de gebruiker getoond worden.

Afbeelding: Zorgplan pacemaker-implantatie

Naast het bekijken van diverse gegevens kunnen ook direct verpleegkundige registraties in het dossier ingevoerd worden. Al naar gelang de verschillende ChipSoft-modules die gebruikt worden binnen de zorginstelling kunnen op de verpleegafdeling vitale parameterlijstjes (temp/tensie), ad hoc medicatie, overplaatsingen, overdrachten en verpleegkundige rapportage worden ingevoerd. De verpleegkundige rapportage kan binnen de ChipSoft-modules, ongeacht de gekozen verpleegmethodiek, naar wens van de zorginstelling worden ingericht. ChipSoft biedt de mogelijkheid om op gestructureerde wijze data te verzamelen en vast te leggen (bijvoorbeeld middels Gordon of Henderson). Ook kunnen problemen en interventies worden vastgelegd, en kan de voortgang en afhandeling van de interventies bewaakt worden. De resultaten van interventies en handelingen worden vastgelegd, waardoor een evaluatie van het verpleegkundig handelen mogelijk is. De verpleegkundige rapportage kan dusdanig opgebouwd worden dat deze beleidsvoorstellen kan aanbieden aan de verpleegkundige. Voorbeelden hiervan zijn het inplannen van een RIO-verpleegkundige wanneer aangegeven wordt dat de patiënt niet terug naar huis kan na de opname en het voorschrijven van slaapmedicatie bij een slechte nachtrust.

Het verpleegkundig dossier kan worden uitgebreid met ordercommunicatie waarbij een volledig diagnosegericht verpleegkundig zorgplan in één handeling kan worden uitgezet. De verpleegkundige interventies kunnen samen met de medische interventies een multidisciplinair behandelplan vormen. Op de werklijst van de verpleegkundige zullen alle uit te voeren handelingen patiëntgericht benaderd en afgetekend kunnen worden. Op de afbeelding is het zorgplan voor een pacemaker-implantatie inzichtelijk. Alle uitstaande orders zijn inzichtelijk en de verpleegkundige orders zijn in een compleet behandelplan uitgezet en kunnen afzonderlijk toegewezen worden aan de verpleegkundigen. Wanneer de orders worden toegewezen komen deze op de werklijst van de betreffende verpleegkundige te staan. Bij de overdracht is inzichtelijk welke activiteiten nog niet voltooid zijn waarna deze opnieuw verdeeld kunnen worden onder de verpleegkundigen van de nieuwe dienst. In het behandelplan kunnen ook een of meerdere afspraken voor de nacontrole op de polikliniek worden opgenomen en automatisch worden ingepland.

De uitgebreide mogelijkheden van het EPD gecombineerd met ordercommunicatie maken het mogelijk om zowel op poliklinisch als klinisch gebied volledige zorgtrajecten uit te zetten en de registratie te optimaliseren.