De geboorte van een digitaal
verpleegkundig dossier
Onze
redactie reisde op 15 mei 2007 in
het kielzog van de ene lentebui en
opgejaagd door de volgende af naar
het Diakonessenhuis in Utrecht, om
daar een interview af te nemen met
de hoofdrolspelers bij de
implementatie van het
zelfontwikkelde digitale
verpleegkundig dossier.
Het interview
vindt plaats met Annette van der
Ven, projectleider en teamleider van
de functioneel applicatiebeheerders;
Marijke van der Velde,
teamcoördinator en superuser op de
afdeling Cardiologie en Ineke Nollet
en Harold de Valk,
applicatiebeheerders en nauw
betrokken bij de ontwikkeling van
het digitaal verpleegkundig dossier.
De ontwikkeling
van het verpleegkundig dossier vindt
zijn oorsprong in de fusie in 2001
van het Diakonessenhuis in Utrecht
met het Lorentz Ziekenhuis in Zeist.
Omdat elk ziekenhuis een eigen
standaard had en er een wildgroei
bestond aan zelf ontwikkelde
formulieren op de diverse
afdelingen, ontstond de dringende
vraag naar een gestandaardiseerd
verpleegkundig dossier. In een team
bestaand uit verpleegkundigen van
elke afdeling werd dat dossier begin
2004 gerealiseerd en in gebruik
genomen door het hele ziekenhuis.
 Toen
later in 2004 door het
Diakonessenhuis het CS-EZIS werd
aangeschaft, maakten een aantal van
de betrokkenen bij de ontwikkeling
van het nieuwe verpleegkundig
dossier zich er sterk voor om het
dossier te digitaliseren met de
nieuwe software. Tijdens het XXL
project waarin het CS-EZIS
ziekenhuisbreed werd geïmplementeerd
werd hiervoor een eerste aanzet
gemaakt, maar het bleek toen niet
mogelijk alle wensen te realiseren
binnen versie 4.7. In het voorjaar
van 2006, een aantal maanden na de
ingebruikname van het CS-EZIS, begon
met de overgang op CS-EZIS versie
4.8 de ontwikkeling van het digitaal
verpleegkundig dossier. Het plan was
om het papieren dossier een-op-een
over te nemen in de digitale versie,
met dezelfde onderverdeling in
tabbladen en opbouw van formulieren
en vragenlijsten.
Het ziekenhuis
besloot om het dossier zelf te
ontwikkelen om zo expertise op te
bouwen zodat het dossier in eigen
beheer kon worden onderhouden en
uitgebouwd. Er werd een
klankbordgroep in het leven geroepen
bestaand uit verpleegkundigen die al
bekend waren met de papieren versie.
Na een ontwikkelperiode van bijna
een jaar werd eind januari 2007 het
digitale verpleegkundig dossier op
de verpleegafdelingafdeling
Cardiologie in gebruik genomen.
Om de
ingebruikname van het digitaal
verpleegkundig dossier luister bij
te zetten begon de werkgroep een
reclamecampagne. Er werden
lunchbijeenkomsten georganiseerd
waarbij het dossier werd
gepresenteerd en daarnaast werden
posters en het intranet ingezet om
andere afdelingen warm te maken voor
de inzet van het nieuwe digitale
dossier. De campagne had succes: het
aantal afdelingen met aanvragen voor
een uitrol van het dossier is groter
dan de ICT-afdeling in een keer kan
verwerken.
Het succes van
dit digitale verpleegkundig dossier
schuilt in de herkenbaarheid voor de
verpleegkundigen die al bekend waren
met het papieren dossier –
medewerkers met weinig
computerervaring leerden daardoor
snel werken met de digitale versie.
Door de ontwikkeling van het
digitale dossier binnen de eigen
beroepsgroep te houden, sloot het
resultaat uitstekend aan op de
wensen en eisen van de
verpleegkundigen.
In het dossier
worden onder andere labuitslagen,
rapportages, planningen, checklists
en metingen opgeslagen. Een
belangrijk onderdeel dat vanaf
CS-EZIS versie 4.9 kon worden
toegevoegd was de vochtbalans,
waarvoor in versie 4.8 nog een
koppeling naar een Excel-bestand
voor werd gebruikt. De leesbaarheid
van aantekeningen in het dossier, de
beschikbaarheid ervan op elk
werkstation en dat er meer mensen
tegelijk in kunnen werken zijn de
grote voordelen van het digitale
dossier. Voor de patiënt komt het
gevoel in goede handen te zijn
vanuit de eenvoud waarmee gegevens
over bijvoorbeeld allergieën en de
voorgeschiedenis van de patiënt kan
worden geraadpleegd.
Er zal echter
voorlopig niet volledig papierloos
worden gewerkt. Onder andere
patiënt- en contactgegevens worden
voor noodsituaties geprint en
gearchiveerd, en ook bij
overdrachten van en naar andere
zorginstellingen is een papieren
dossier onontbeerlijk.
De introductie
van het digitaal verpleegkundig
dossier werd door andere
ziekenhuizen en ChipSoft zeer
enthousiast gevolgd. In de afgelopen
weken heeft het Diakonessenhuis
samen met consultants van ChipSoft
hard gewerkt aan het opwaarderen van
het dossier naar CS-EZIS versie 4.9.
De ontwikkeling aan het digitaal
verpleegkundig dossier gaat door,
maar het Diakonessenhuis geeft nu al
een uitstekend voorbeeld van hoe een
goede inzet van ICT het zorgproces
efficiënter en nauwkeuriger kan
laten verlopen. |
