Digitaal, verfilmd of fysiek:

optimale archiefondersteuning in het CS-EZIS

Dat ziekenhuizen in toenemende mate streven naar een papierloze werkwijze is een duidelijk waarneembare trend. Vaak liggen daaraan pragmatische overwegingen ten grondslag, zoals ruimtegebrek. Een minstens zo belangrijke overweging om te digitaliseren is de mogelijkheid van een flexibeler werkwijze. Elektronisch opgeslagen dossierinformatie vermindert namelijk de afhankelijkheid van eventuele logistieke knelpunten: men kan vanaf de werkplek de benodigde informatie direct benaderen. Met de voortgaande digitalisering zal er voor de werkzaamheden van met name archiefafdelingen veel kunnen veranderen. Het CS-EZIS kan in dat proces een belangrijke rol spelen. Daarom is het goed om op een rij te zetten hoe huidige en toekomstige archiefwerkzaamheden door het CS-EZIS worden ondersteund.

Als dossiers in de toekomst volledig digitaal zijn, is de dossierinformatie binnen het CS-EZIS te allen tijde inzichtelijk voor degene die daarvoor de autorisatie heeft. De stroom van fysieke dossiers behoort dan tot het verleden. Met de module CS-Digitale Dossier Registratie is het CS-EZIS al voorbereid op deze situatie. Daarnaast is de scanfunctionaliteit van de module CS-MultiMedia al in gebruik in het BovenIJ Ziekenhuis en de röntgenafdeling van het Slingeland Ziekenhuis. De module wordt hier ingezet voor het scannen van aanvraagbrieven van huisartsen. De huidige scanfunctionaliteit van CS-EZIS zal verder uitgebouwd worden, met name wat betreft het bulkscannen en de opslagstructuur. Bij de verdere ontwikkeling zal de wisselwerking met de praktijk een centrale rol spelen. Belangrijk is namelijk dat het scannen en vervolgens raadplegen van de gescande informatie op een efficiënte en logische manier plaatsvindt. De gescande dossiers worden bijvoorbeeld per categorie en subcategorie opgeslagen, zodat de gebruiker op basis hiervan snel de digitale dossiers kan opzoeken en raadplegen.

Waarschijnlijk zullen de papieren dossiers in veel ziekenhuizen de komende jaren nog een belangrijk deel uitmaken van de dagelijkse praktijk. De module CS-Archief blijft dan ook de functionaliteit bieden waarmee de fysieke stroom van dossiers vastgelegd wordt. CS-Archief ondersteunt de veel voorkomende archiefhandelingen, zoals het aanvragen, uit- en doorlenen, terugboeken, verplaatsen en verwijderen van fysieke dossiers (zie afbeelding). Wat betreft de aanvraagfunctionaliteit is binnen het CS-EZIS de integratie van verschillende modules een sterk punt. Vanuit de modules CS-Opname en CS-Agenda kunnen bijvoorbeeld automatisch dossieraanvragen gegenereerd worden aan de hand van opnames en poliklinische afspraken. Met andere woorden: een interne klinische en poliklinische aanvraagkoppeling.

Een veel voorkomende manier om met de beperkte fysieke ruimte in ziekenhuizen om te gaan is het verfilmen van dossiers. Het verfilmen van dossiers, ofwel microfilmbeheer, zal naar alle waarschijnlijkheid een belangrijk onderdeel van de werkwijze van veel archiefafdelingen blijven. Het is heel goed mogelijk dat er een combinatie is, of zal ontstaan, van gescande, verfilmde en papieren dossiers. Microfilmbeheer wordt vanaf de herfstrelease door het CS-EZIS ondersteund: het is dan mogelijk de filmnummers, waarop de dossierinformatie van patiënten staat, in te voeren en te raadplegen.

Samenvattend kan dus gesteld worden dat met de modules van het CS-EZIS de registratie van zowel fysieke, verfilmde als gescande dossiers ondersteund wordt. Met deze veelzijdige archieffunctionaliteit speelt het CS-EZIS optimaal in op de actuele ontwikkelingen in de praktijk.