Máximaal resultaat in Máxima Medisch Centrum

In het weekend van 20 september jongstleden werd de climax bereikt van één van de omvangrijkste projecten die ChipSoft tot op heden heeft ondernomen. Máxima Medisch Centrum, met locaties in Eindhoven en Veldhoven, ging 'live' met het CS-EZIS, na een uitdagend implementatietraject dat in februari van start ging. De complexiteit lag niet alleen in de omvang van het project, maar vooral in het feit dat op veel verschillende fronten veranderingen werden gerealiseerd. De naam van het project, E-MÁX, was dus niet alleen een verwijzing naar de vorstelijke naam van het ziekenhuis, maar ook naar de inzet van alle betrokkenen. En gelukkig ook naar het uiteindelijke resultaat voor toepassing van het CS-EZIS!

Locatie Eindhoven van Máxima Medisch Centrum werkte sinds 1998 met de DOS-modules van het ChipSoft ZIS en was destijds het 7e ziekenhuis dat in de volle breedte voor ChipSoft koos. Locatie Veldhoven werkte sinds enige jaren met software van Pink Roccade. Toen beide organisaties fuseerden werd al snel besloten dat gekomen moest worden tot een geïntegreerd netwerk én een gezamenlijk Ziekenhuis Informatie Systeem. Na een vooronderzoek werd bepaald dat dit het zorginformatiesysteem van ChipSoft zou worden, waarna eind vorig jaar in overleg met ChipSoft een Masterplan voor de implementatie werd opgesteld. Het echte werk moest toen nog beginnen...

Drie grote transformaties
In feite zijn er in de afgelopen maanden drie grootschalige transformaties geweest in Máxima Medisch Centrum. De eerste staat feitelijk los van ICT, maar raakt wel de organisatie als geheel: de complete management- en organisatiestructuur werd herzien op basis van locatieoverstijgende 'zorggroepen'. Zo'n verandering zorgt natuurlijk voor wat 'golven in de vijver' en laten we gerust stellen dat dit het navigeren bij andere veranderingstrajecten nog spannender maakt.

Daarnaast is kort voordat het CS-EZIS in productie werd genomen de complete infrastructuur van het ziekenhuis herzien, van centrale hardware tot netwerkconfiguratie. Het hoofddoel was één geïntegreerd netwerk met alle servers op locatie Veldhoven en 'thin clients' door toepassing van een Citrix-farm. Deze operatie werd door het ziekenhuis voorbereid in samenwerking met een gespecialiseerd bedrijf, maar had natuurlijk forse consequenties voor de implementatie van het CS-EZIS.

De inrichting van het CS-EZIS werd uitgevoerd volgens een van tevoren bepaald projectplan, waarbij tijdens de werkgroepbijeenkomsten de configuratie werd besproken en direct werd vastgelegd in het systeem. Ook de database met productiegegevens werd zo snel mogelijk gevuld op basis van proefconversies, zodat vanaf 1 augustus 2003 het CS-EZIS vrijwel gebruiksklaar was. Verdere ‘fine tuning’ kon vervolgens plaatsvinden bij de training van de beheerders en gebruikers.

Helaas was het pas in een laat stadium mogelijk om de definitieve hardware in te richten en performancetests te doen, maar de nieuwe netwerkconfiguratie (vanaf 1 september 2003) gaf wel de mogelijkheid om iedere eindgebruiker, na diens training, vanaf de eigen werkplek toegang te geven tot het CS-EZIS. Dat was een prima uitgangspunt, ware het niet dat de nieuwe configuratie nogal wat onrust binnen de organisatie veroorzaakte. Daardoor viel het voor veel mensen niet mee om voldoende tijd vrij te maken en was men nogal sceptisch ten opzichte van alles wat met computers te maken had. Het CS-EZIS stond dan wel klaar, maar was de organisatie dat ook?

De goede voorbereiding werpt haar vruchten af
Gelukkig bleek tijdens en direct na het conversieweekend dat de goede voorbereiding haar vruchten afwierp. De nieuwe database werd gevuld op basis van een combinatie van geconverteerde data uit het ZIS van Veldhoven en de bestaande gegevens uit het ZIS van Eindhoven, waarbij en passant alle coderingen werden omgezet naar gemeenschappelijke stamtabellen (zoals VEKTIS). De eerste draaidagen was er een fors team aanwezig voor ondersteuning op de werkplek, waarbij de enthousiaste applicatiebeheerders van Máxima Medisch Centrum werden begeleid door ChipSoft-consultants, zodat de eindgebruikers optimaal ondersteund werden.

Speciale aandacht was er voor de registratie (aan de bron) en de verwerking van declaraties, zodat de normale factureercyclus kon worden aangehouden. Aangezien de geïntegreerde spreekuurafhandeling een forse innovatie was in Veldhoven, werden de poliklinieken daar één voor één begeleid door een 'service team' van applicatiebeheerders en ChipSoft-consultants. Daarnaast was er vanuit het ziekenhuis speciale aandacht voor de begeleiding van de medisch specialisten, die in Máxima Medisch Centrum zelf de DBC-registratie uitvoeren.

Inmiddels draait het CS-EZIS in Máxima Medisch Centrum als een compleet geïntegreerd zorginformatiesysteem: centraal beheerd, maar uitermate decentraal gebruikt. De volledige historie uit beide voorgaande systemen is bewaard gebleven, inclusief medische correspondentie. Alle informatie is in te zien vanuit het ‘EPD-dashboard’ van het CS-EZIS. De logische vervolgstap is dan ook het uitbouwen van deze functionaliteit tot een steeds vollediger EPD, hetgeen past in de strategie van eenmalige registratie aan de bron en sterk geïntegreerde informatiesystemen.

Gemotiveerde samenwerking
Het project E-MÁX heeft van alle betrokken partijen de nodige flexibiliteit en inzet gevergd, maar toonde weer eens aan dat mensen tot veel in staat zijn als ze gemotiveerd samenwerken. De twee locaties van Máxima Medisch Centrum hebben nog een flinke weg te gaan om één transparante organisatie te worden, maar het gemeenschappelijke netwerk en het gebruik van het CS-EZIS vormen een ‘navelstreng’ die een grote stimulans vormt. Door de grote mate van schaalbaarheid biedt het tevens een uitstekende basis voor verdere regionale samenwerking en gegevensintegratie.

Namens de verantwoordelijke ChipSoft-consultants wil ik alle betrokken medewerkers van Máxima Medisch Centrum nog eens nadrukkelijk bedanken dat zij, ondanks alle andere veranderingen in hun organisatie, deze uitdaging samen met ons zijn aangegaan en uiteindelijk tot een succes hebben gemaakt! Maar daarnaast mag niet onvermeld blijven dat de vele betrokken consultants en programmeurs van ChipSoft, ondanks de forse druk op hun schouders, met niet aflatend enthousiasme hebben gewerkt aan het bereiken van het máximale resultaat. Ook dat verdient een vorstelijke dankbetuiging!

Tom de Jong Senior
Project Manager