De laatste loodjes

Sint Franciscus Gasthuis (SFG) in Rotterdam is op 3 maart jl. officieel in zee gegaan met ChipSoft. Op deze dag vond de ondertekening van het contract plaats en was de officiële kick-off van het project 'FAME': Franciscus Automatiseert Met Ezis. Sinds het moment van ondertekenen is er veel gebeurd in het SFG. Beide partijen, het SFG en ChipSoft, hebben hard gewerkt en zijn nu toe aan de laatste loodjes voordat op 15 november het CS-EZIS ‘live’ zal gaan.

ChipSoft: het implementatietraject
Diederik de Reus is als projectleider van ChipSoft bij het implementatietraject in het SFG betrokken. Sinds hij zeven jaar geleden als eerste supportconsultant bij ChipSoft begon, heeft hij al menig project in goede banen weten te leiden. Het SFG-project is een grootschalig project waarbij het huidige ZIS van het ziekenhuis (van de leverancier SAP) in zijn geheel overgezet moest worden naar het CS-EZIS. Op zich een hele uitdaging, maar gelukkig week dit project, ondanks de grootte, niet af van een gemiddeld implementatietraject. Er moesten, zoals tijdens elk implementatietraject, een aantal fasen doorlopen worden om tot een goed eindresultaat te komen.

Diederik vertelt dat het implementatietraject van het SFG eigenlijk al begon voor de ondertekening van het contract, namelijk met een gesprek tussen de projectleiding van het SFG en ChipSoft waarin veel zaken, zoals deadline, projectvoering, verantwoordelijkheden en eventuele escalatieniveaus zijn doorgenomen. Toen dit eenmaal vastgelegd was en het contract was getekend konden de twee langste fasen in het traject beginnen: de inrichtingsfase en de conversiefase. Deze fasen lopen altijd ongeveer parallel aan elkaar; tijdens de inrichtingsfase worden in de geformeerde projectgroepen beslissingen genomen over de inrichting van het systeem en aan de hand hiervan worden in de conversiefase proefconversies opgezet en getest. Aan het einde van de conversiefase, als ook alle koppelingen geïnstalleerd zijn, worden de conversies per module en per gegevenssoort formeel afgesloten. Zo ook in het SFG, waar nu de migratiefase is ingegaan. In deze migratiefase wordt het draaiboek gecompleteerd, de noodprocedure doorgenomen en de bemensing rondom het migratieweekend geregeld, met als doel een vlekkeloze migratie en een voortvarende start van het gebruik van het CS-EZIS.

SFG: zichtbaar naar beter
Zoals we reeds in het juninummer 2003 van de Mediair beschreven, is het SFG continu in ontwikkeling onder het motto 'Zichtbaar naar beter'. Het SFG is namelijk een van de zes Rotterdamse ziekenhuizen. Met zoveel concurrentie is het zaak zich te blijven ontwikkelen.

Het SFG is zich hard aan het ontwikkelen om een opleidingsziekenhuis te worden en wil daarmee tot de top van klinische ziekenhuizen in Nederland behoren. Hiernaast is verbetering van de klantvriendelijkheid een belangrijk punt. In dit kader is dan ook een nieuwe organisatiestructuur doorgevoerd die de zorg rond de patiënt centraal zet. Het CS-EZIS moet op het gebied van automatisering deze patiëntgerichtheid gaan ondersteunen. Martin van Doeveren (links op foto), André Vis (rechts op foto) en Harm Buchholtz (midden) vertellen wat zij persoonlijk van het CS-EZIS verwachten en welke rol het CS-EZIS in het SFG gaat spelen.

Ziekenhuisbreed beter toegankelijk
Harm Buchholtz is als extern projectmanager bij het implementatietraject betrokken. Harm heeft in zijn beroep veel ervaring opgedaan met het begeleiden van projecten waar een organisatieverandering gepaard gaat met de overgang naar een ander automatiseringssysteem. Hij vertelt dan ook dat de keuze voor een nieuw ZIS helemaal past in het kader van de reorganisatie en kwaliteitsverbetering in het SFG. Harm is onder andere enthousiast over het gebruik van CS-Document en CS-Info. Deze modules zullen de informatie ziekenhuisbreed beter toegankelijk maken, en hiermee eenduidigheid binnen de organisatie en naar buiten (bijvoorbeeld huisartsen) creëren. In de oude situatie had elk specialisme binnen het ziekenhuis een eigen pakket. Met het gebruik van CS-Document verdwijnt dit en zullen alle uitslagen in de module CS-Info opgenomen worden. Hierdoor wordt het ziekenhuis één groot geheel waar alle informatie over een patiënt beschikbaar is in het systeem. De informatie hoeft dus niet meer op andere afdelingen opgevraagd te worden.

Een link naar de toekomst
Martin van Doeveren, Zorgmanager van de eenheden cardiologie, neurologie en poli-neurochirurgie, hoort met de aanschaf en implementatie van het CS-EZIS toekomstmuziek. Met de basis die nu gelegd is, is er namelijk gelijk een link gelegd naar de toekomst. Hierbij denkt hij vooral aan het 'One-stop-shopping'-ideaal. De patiënt zal niet meer diverse malen een ziekenhuis hoeven te bezoeken voordat hij weet wat er aan de hand is, maar zal tijdens één bezoek aan het ziekenhuis meerdere afspraken kunnen combineren waardoor hij/zij aan het einde van de dag weet wat hij/zij mankeert. Het systeem kan zodanig worden ingericht dat vanuit één werkplek afspraken gemaakt kunnen worden binnen verschillende agenda’s/werkplekken. De zorgeenheid cardiologie heeft haar deel van het systeem reeds zo ingericht.

CS-EZIS als leidraad voor organisatieprocessen
Ook André Vis, die als Zorgmanager van de patiëntenlogistiek betrokken is bij het FAME-project, ziet het CS-EZIS een belangrijke rol spelen in de organisatie van het ziekenhuis. Het is namelijk de bedoeling dat de werking van het CS-EZIS een soort van leidraad zal worden om wat meer eenduidigheid in de organisatie en manier van werken te brengen. Het wordt nu mogelijk om vanuit een centrale plek de opname- en OK-planning optimaal op elkaar af te stemmen.

Kortom, met de aanschaf van het CS-EZIS is een fundament gelegd voor verdere ontwikkelingen in het SFG op het gebied van automatisering. Na de implementatie zal zeker gekeken worden naar welke mogelijkheden er nog meer benut kunnen worden om de processen nog beter te ondersteunen.

Het project is nu de laatste fase ingegaan. Er wordt nog hard gewerkt aan de conversie voor CS-Faktuur, maar verder zijn bijna alle werkgroepen er klaar voor. De heren benadrukken tenslotte dat alle werkgroepleden heel hard hebben gewerkt, en dat deze implementatie naast een goed, nieuw ZIS ook een enorme betrokkenheid van de medewerkers heeft opgeleverd. Wat er op 15 november dan ook gaat gebeuren, er is in ieder geval vast een mooi resultaat geboekt!