|
Slingeland Ziekenhuis 'live' met CS-EZIS
Sinds het tekenen van de overeenkomst tussen het
Slingeland Ziekenhuis in Doetinchem en ChipSoft op 26 maart jl. is er niet stil
gezeten. Het ziekenhuis werkte reeds met de modules CS-Röntgen, CS-Info,
CS-Episode en CS-MultiMedia van ChipSoft. Geheel conform het initiële
projectplan zijn nu ook de modules CS-Patiënt, CS-Opname, CS-Afdeling,
CS-Agenda, CS-Faktuur, CS-Ambulant, CS-Archief, CS-Overzichtsgenerator, CS-OK,
CS-Steriel en CS-Document in het CS-EZIS ingericht en zijn gegevens van het in
gebruik zijnde SIS (Slingeland Informatie Systeem: Medsolution van IBM)
geconverteerd. Op vrijdagavond 3 oktober was het moment aangebroken om het
CS-EZIS in productie te laten gaan. Een spannend moment, waarbij ook alle
afdelingshoofden en een afgevaardigde van de directie van het Slingeland
Ziekenhuis aanwezig waren. Alles verliep naar wens en dit werd met champagne
gevierd!
De keuze voor ChipSoft
Nadat de huidige ZIS-leverancier van het Slingeland Ziekenhuis had
aangegeven per 1 januari 2004 te stoppen met de ondersteuning en ontwikkeling
van de software, moest het Slingeland Ziekenhuis op zoek naar een andere
ZIS-leverancier.
De keuze voor ChipSoft was volgens directeur Beheerszaken Bert Ekkelboom
(rechts op foto) niet moeilijk. De ontwikkelingen rondom de DBC-financiering en
het feit dat het ziekenhuis al ervaring had met CS- Röntgen
van ChipSoft gaf ChipSoft een voorsprong op de andere ZIS-leveranciers. Het
ziekenhuis wilde kiezen voor zekerheid, en ChipSoft kon deze zekerheid bieden.
De uiteindelijke beslissing is genomen door de directie, maar werd ondersteund
door een brede groep van mensen waar onder andere ook medisch specialisten bij
betrokken waren. Deze manier van beslissen is overigens kenmerkend voor het
Slingeland Ziekenhuis. De lijnen binnen de organisatie zijn er namelijk kort en
de sfeer is informeel. Ook tijdens het traject dat doorlopen moest worden om tot
het overzetten naar het CS-EZIS te komen, had men hier profijt van. Zo zaten in
de projectgroepen de lijnfunctionarissen, omdat zij verantwoordelijk zijn voor
wat er op de afdelingen gebeurt. Deze mensen werden door hun
applicatiebeheerders 'gevoed' met informatie, en op basis hiervan konden zij in
de projectgroep beslissingen nemen. Directeur Bert Ekkelboom was bovendien
voorzitter van de projectgroep, waardoor hij goed op de hoogte bleef van wat er
speelde en ook zelf een inhoudelijke rol kon vervullen. Doordat hij zo betrokken
was bij het traject, merkte hij op het einde dan ook dat het in de
projectgroepen steeds rustiger werd en dat het ziekenhuis er 'eigenlijk gewoon
klaar voor was' om over te gaan.
‘Afspraak is afspraak’
Volgens Hoofd Informatisering & Automatisering Henny Welling (links
op foto) is het migreren/converteren van het volledige ZIS inclusief de
koppelingen naar de verschillende deelsystemen bepaald geen sinecure geweest.
Discussies die gedurende het traject ontstonden over welke partij welke
werkzaamheden hoort te doen, waren dan ook niet uit te sluiten. In goed overleg
zijn de partijen er uitgekomen. Henny Welling: “Met betrekking tot de datum van
migratie -wat voor het ziekenhuis een belangrijk punt was- kan worden
vastgesteld dat de stelling 'Afspraak is afspraak' door ChipSoft goed is
nagekomen. Over de tevredenheid van de gebruikers zegt hij: “In een organisatie
waar meer dan 800 medewerkers werkzaam zijn met het CS-EZIS hoor je natuurlijk
ook wel eens minder goede geluiden. Mensen zijn immers gewend geraakt te werken
met het vorige systeem.” Toch is het CS-EZIS concept volgens hem over het
algemeen goed in de organisatie aangeslagen: “Een aantal gebruikers heeft nu al
te kennen gegeven niet meer terug te willen naar het oude systeem.”
'Go or no go’: that’s the question
Bertus Buitenhuis is projectleider bij ChipSoft en heeft het project
in het Slingeland Ziekenhuis geleid vanaf het moment dat het
implementatietraject begon. Gezamenlijk met het ziekenhuis is een uitgebreid
plan van aanpak en een planning gemaakt. In het plan zijn de verschillende
werkgroepen met hun taken gedefinieerd. Deze werkgroepen bestonden uit de
vertegenwoordigers van de afdeling(en) die met het deelsysteem moesten gaan
werken en consultants van ChipSoft.
 In
deze werkgroepen werden de processen geanalyseerd, decentrale
applicatiebeheerders opgeleid, het CS-EZIS ingericht, het opleidingsschema
gemaakt, conversie gecontroleerd, enzovoort.
Er werd goed naar het implementatieweekend toegewerkt, en toen het ziekenhuis
de beslissing 'Go of no go' moest nemen, werd deze beslissing, zonder blikken of
blozen, genomen. Dat het implementatietraject in Doetinchem zeer voorspoedig is
verlopen, heeft volgens Bertus alles te maken met de organisatie van het
ziekenhuis en het project. Mensen durfden beslissingen te nemen en deze
beslissingen werden snel genomen. De samenwerking tussen de mensen uit het
ziekenhuis en van ChipSoft verliep erg prettig; de afspraken waren duidelijk en
zijn door iedereen nagekomen. Er is een goede basis gelegd voor verdere uitbouw
in de toekomst. Deze uitbouw is al in de nabije toekomst gepland: eind 2003 zal
in het Slingeland Ziekenhuis CS-Datawarehouse in productie genomen worden.
 De
eerste dag ziekenhuisbreed
De applicatiebeheersters Ragonda Visser (CS-Faktuur en CS-Ambulant,
rechts op de foto) en Elfriede Gussinklo (CS-Patiënt en CS-Agenda, links op de
foto) zijn ook vanaf het begin betrokken geweest bij het implementatietraject.
Tijdens de eerste draaidag van het CS-EZIS waren zij de hele dag beschikbaar om
het personeel aan de afsprakenbalie en op de poli's te helpen. Hoewel de balie-
en polimedewerk(st)ers nog maar een keer geoefend hadden met het CS-EZIS, vinden
de applicatiebeheersters dat deze eerste draaidag heel goed verlopen is. Het
toewerken naar het conversieweekend was volgens de applicatiebeheersters
eigenlijk veel ingrijpender. Het CS-EZIS is namelijk een heel ander systeem dan
dat ze in het ziekenhuis gewend waren. Maar doordat in het CS-EZIS specifieke
wensen van de verschillende afdelingen zijn opgenomen, ging al snel iedereen
overstag. In de weken voor het conversieweekend moest er nog wel veel getest
worden, maar eventuele problemen werden snel opgelost. Het feit dat dit allemaal
zo soepel verliep, schepte bij de applicatiebeheersters een groot vertrouwen in
het CS-EZIS en de ondersteuning door ChipSoft.
 |
|
Projectgroep |
|
