UMCG succesvol live met CS-OK

In juli 2004 hebben het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) en ChipSoft het contract voor CS-OK, CS-Opname (wachtlijst en planning), CS-Document, CS-Overzichtsgenerator en verschillende koppelingen (samen door UMCG OKplus genoemd) getekend. Hiermee is het UMCG het tweede academische ziekenhuis dat voor de OK-managementoplossing van ChipSoft heeft gekozen.

Na een uitgebreid selectietraject heeft het UMCG besloten dat OKplus het huidige registratiesysteem, Opera en Wachtlijst van iSOFT, gaat vervangen. Het UMCG is met 1.339 bedden en bijna 9.000 medewerkers één van de grootste ziekenhuizen van Nederland, waar zorg wordt verleend door alle specialismen. Door het in gebruik nemen van OKplus kan het streven van het UMCG naar verminderde wachttijden en het optimaal benutten van de operatiekamers beter worden uitgevoerd.

Na een soepel verlopen implementatieproject, dat in oktober 2004 van start ging onder leiding van Mirjam Mulder van het UMCG, is in juni 2005 in fase 2 het Operatie Complex (OC, 22 OK's) van het UMCG overgegaan op OKplus. Het Operatief Dagbehandeling Centrum (ODBC, 5 OK's) was reeds in mei live gegaan. Het goede verloop van de implementatie is mede te danken aan het feit dat de projectgroep uit enthousiaste en gemotiveerde mensen bestond die zeer gedreven waren om het project tot een succes te maken, aldus projectleider Mirjam Mulder. “Doordat de functioneel beheerders en andere projectmedewerkers de interne opleiding zo goed verzorgd hebben, kunnen alle gebruikers goed met OKplus overweg. Ook de goede samenwerking met ChipSoft heeft bijgedragen aan een probleemloos verlopen invoering van OKplus. De ‘planning is planning’-houding van ChipSoft was voor het UMCG niet altijd gemakkelijk, maar het was wel een goede stok achter de deur met als resultaat een implementatie die volgens planning is verlopen.”

Na het live gaan van OKplus was het voor velen een behoorlijke schok om te zien dat de whiteboards helemaal leeg bleven. Maar na een aantal dagen was iedereen eraan gewend. Inmiddels is het UMCG live en hebben de Schipholborden de plaats van de whiteboards volledig ingenomen. Irmgard Krooneman, hoofd OC, ziet de Schipholborden als een gouden greep: “Het is een overzichtelijk scherm dat direct inzicht geeft in de gegevens en waar de medewerkers direct op kunnen anticiperen.” De planning wordt dagelijks doorgenomen met behulp van een beamer in de vergaderruimte, ook dit is volgens Irmgard een uitkomst: “Voor iedereen op elk moment een duidelijk overzicht van de OK-planning vereenvoudigt het overleg van het planningsteam.” Het UMCG en ChipSoft kijken terug op een soepel verlopen implementatietraject en een prettige samenwerking.