Een kijkje achter de schermen

De afdeling I&S: centrale rol bij implementatie en migratie

De meest 'zichtbare' rol bij projecten wordt vervuld door de medewerkers van de afdeling Implementatie & Support van ChipSoft. De consultants van deze afdeling zorgen voor de begeleiding van de ziekenhuisorganisatie en vormen de verbindende schakel tussen de opdrachtgever en de diverse betrokkenen binnen ChipSoft.

De I&S-consultants nemen zitting in de projectgroep en de werkgroepen tijdens het project, zorgen samen met de verantwoordelijke projectleider voor bewaking van de voortgang en zorgen voor de overdracht van hun gedetailleerde kennis van de ChipSoft-software en de praktische toepassing daarvan. Dat vergt niet alleen technische kennis, bijvoorbeeld met betrekking tot de inrichting van de database, maar ook inzicht in het bedrijfsproces en de taakverdeling binnen het ziekenhuis.

Daarom worden de I&S-consultants altijd een beetje 'één met de organisatie', want zoals bekend is geen ziekenhuis hetzelfde (gelukkig niet, want dan zou een implementatie niet half zo spannend zijn). Waar mogelijk zullen de consultants hun productkennis direct inbrengen, bijvoorbeeld bij het bepalen van de systeemconfiguratie, maar vaak wordt ook 'meegedacht' met de organisatie, waarbij het onderscheid tussen opdrachtgever en leverancier behoorlijk vervaagt.

Wat daarbij helpt is het feit dat onze implementaties meestal in een zeer ongedwongen sfeer plaatsvinden. Dat blijkt vooral tijdens de fameuze 'conversieweekenden', als de overgang van de bestaande leverancier naar ChipSoft plaatsvindt. Niet alleen wordt er tijdens die dagen keihard gewerkt om de laatste puntjes op de i te zetten, maar het blijft leuk om te merken hoe gezellig het daarbij kan zijn. Op die manier wordt elk probleem vanzelf een gezamenlijke uitdaging!

De acties die tijdens de looptijd van het project, en met name rond het overgangsmoment, worden uitgevoerd, zijn vanzelfsprekend vastgelegd in actielijsten en draaiboeken, maar er komt ook heel wat creativiteit en improvisatie bij kijken. Het gemeenschappelijk hoofddoel is steeds dat de eindgebruikers op het geplande moment, en op een zo soepel mogelijke wijze, hun werk kunnen doen. Tevreden gebruikers zijn tenslotte de beste graadmeter voor kwaliteit!

ChipSoft heeft er bewust voor gekozen om de activiteiten rond implementatie respectievelijk support door dezelfde consultants te laten uitvoeren. Dat wil zeggen dat de betrokkenheid die wordt opgebouwd tijdens de implementatiefase ook wordt gebruikt (en uitgebouwd) als vervolgens ondersteuning wordt gegeven bij de ChipSoft-producten. Een I&S-consultant zal dus geen problemen onder het tapijt vegen, want hij of zij blijft ook op langere termijn actief betrokken.

Zodra de software in gebruik is genomen vindt de overgang plaats naar de reguliere support, waarbij zoals bekend de ESSVO-faciliteit van ChipSoft wordt gebruikt voor het melden, distribueren en archiveren van supportvragen. Waar de accountmanager van ChipSoft het aanspreekpunt is voor contractuele en commerciële zaken, blijven de consultants van de afdeling I&S dezelfde rol vervullen als tijdens een implementatie: aanspreek-punt voor applicatiebeheerders en tussenpersoon bij realisatie van bugfixes en nieuwe functies.

We mogen niet vergeten dat er achter de schermen hard gewerkt wordt door tientallen andere mensen, waaronder natuurlijk de systeemontwikkelaars die het CS-EZIS continu up-to-date houden, maar de consultants van de afdeling I&S spelen een essentiële rol bij de samenwerking met de 'werkvloer' van onze gebruikersorganisaties. Om zowel naar buiten toe als intern de brug te vormen tussen product en praktijk vergt veel flexibiliteit en motivatie, dus vandaar dat het tijd werd om ze eens in het zonnetje te zetten. En nu op naar de volgende implementatie!