Onderzoek informatiesystemen op de OK

De Faculteit Bedrijfskunde van de Rijksuniversiteit Groningen heeft onlangs een grootscheeps onderzoek uitgevoerd naar de voordelen van het gebruik van informatiesystemen op de operatiekamer. Alle 102 ziekenhuizen in Nederland zijn aangeschreven door middel van een enquête.

Samenvatting onderzoek

Vijfenveertig ziekenhuizen hebben deze enquête ingevuld en geretourneerd. Dit komt neer op een respons van 44%. De enquêtes waren gericht aan de OK-managers of andere verantwoordelijke functies. De groep personen die heeft deelgenomen aan de enquête is een betrouwbare bron. Dit blijkt onder andere uit de ervaring die deze groep heeft: de meerderheid van de ondervraagden (56%) heeft meer dan 20 jaar werkervaring op de OK.

De ziekenhuizen die in dit onderzoek participeren zijn verdeeld in drie categorieën. Verreweg de grootste groep zijn de algemene ziekenhuizen (70%). Een klein deel omvat topklinische ziekenhuizen (23%) en wat rest zijn enkele universitaire ziekenhuizen (7%). De wijze van planning op de OK verschilt. In de meeste gevallen hanteren de ziekenhuizen een centrale planning (47%). Uit interviews is gebleken dat steeds meer ziekenhuizen verschuiven naar een decentrale manier van plannen: 29% plant al decentraal, terwijl 24% van de ziekenhuizen getrapt plant.

De bezettingsgraad van de OK verschilt nogal per ziekenhuis. Uit de enquête bleek dat de laagste bezetting 70% is, gemeten bij twee ziekenhuizen. De hoogste bezettingsgraad is 99%, en het gemiddelde is 85%. Dit is een goed resultaat. Voor de meeste ziekenhuizen is de gewenste bezettingsgraad 90%. Gemiddeld genomen denken de ziekenhuizen dus hun OK met minstens 5% te verbeteren. Voor sommige ziekenhuizen loopt dit op tot een verbetering van 20%.

Er is veel variatie in de gebruikte OK-informatiesystemen op dit moment. Van de 9 ziekenhuizen zonder OK-informatiesysteem geven 5 aan dat ze op zoek zijn naar een geschikt systeem. Daarnaast zijn er 6 ziekenhuizen die van plan zijn hun systeem te vervangen omdat ze ontevreden zijn over hun huidige systeem. Het cijfer dat de ziekenhuizen aan hun systeem geven is gemiddeld een 6,8. Dit is een krappe voldoende en geeft aan dat er genoeg ruimte is voor verbetering van de software van diverse leveranciers. De hoogste waardering was een 9, terwijl de laagste waardering een 4 is.

Als we de waardering voor het OK-systeem afzetten tegen de bezettingsgraad, vinden we hierin een duidelijke relatie. Ziekenhuizen met een hogere bezettingsgraad geven een hogere waardering voor hun informatiesysteem. Onderstaande grafiek geeft deze relatie weer.

Een van de enquêtevragen omvatte de functionaliteiten van de huidige informatiesystemen. Een aantal functionaliteiten zijn benoemd en de ondervraagden konden aangeven welke functies hun systeem bevat. Een aantal functies blijken in veel systemen nog niet aanwezig te zijn, zoals personeelsplanning, conflictherkenning, integratie met een CSA-systeem en materialenregistratie. De volgende tabel (bovenste) geeft de functionaliteiten weer, en het percentage van de systemen dat deze ondersteunt.

In de enquête zijn een aantal stellingen opgenomen waarbij de ondervraagde kan aangeven in hoeverre hij of zij het daarmee eens is. In de volgende tabel zijn de stellingen gerangschikt op basis van een aantal punten (en in een Top 5 staat weergegeven). Elke keer als de ondervraagde het helemaal eens is met de stelling krijgt deze 2 punten. Gedeeltelijk mee eens is 1 punt, gedeeltelijk oneens is -1 punt en helemaal mee oneens is -2 punten.

Uit de onderste tabel kunnen we aflezen dat de OK-systemen erg goed presteren op het gebied van administratieve voordelen en het managen van de OK. De aspecten waarin de systemen weinig verbetering brengen zijn kostenbesparingen en efficiënte personeelsplanning.

De enquête bevatte een aantal prestatie-indicatoren voor de OK. Deze indicatoren zijn verworven door grondig literatuuronderzoek en een praktijkstudie. De ondervraagden is gevraagd hoe belangrijk zij deze indicatoren vonden, op een schaal van 1 tot 10. Aan de hand van deze meningen heeft elke indicator een cijfer gekregen.

Uit het model blijkt dat efficiency, kwaliteit en productiviteit belangrijker zijn voor OK-managers dan kostenbesparingen en werknemertevredenheid. Van de indicatoren blijkt de bezettingsgraad de belangrijkste te zijn, terwijl de kosten van IT het minst belangrijk zijn voor de ondervraagden.