NKI-AVL live met CS-EZIS: een interview

Op vrijdag 5 oktober 2007 heeft het Nederlands Kanker Instituut – Antoni van Leeuwenhoek Ziekenhuis (NKI-AVL) in Amsterdam het CS-EZIS in gebruik genomen. Op maandag 8 oktober, voor velen de eerste echte werkdag met het CS-EZIS, hadden wij een interview met Frans Jurjaanz, coördinator applicatiebeheer en Julia Veldhuijzen, hoofd ambulante zorg.

Het voortraject

De implementatieperiode begon in mei, vier maanden na de contractondertekening. In de periode hiervoor was men in het NKI-AVL al druk bezig met de voorbereidingen. Er was besloten om bij de ingebruikname van het nieuwe systeem de bestaande werkprocessen zoveel mogelijk intact te laten. “Als je naast de introductie van een nieuw systeem ook de werkprocessen zou omgooien, krijg je weerstand want dan is de verandering te groot. Dan hadden we nieuwe functies moeten creëren, taken opnieuw moeten verdelen en dat was gewoon te veel hooi op de vork geweest,” zegt Julia Veldhuijzen. “We hebben natuurlijk wel een paar aanpassingen gedaan, in bepaalde ‘quick-win’-situaties,” vult Frans Jurjaanz aan. “Het proces van patiëntidentificatie is bijvoorbeeld aangepast. Omdat patiënten uit heel Nederland hier naartoe komen, kan je ze moeilijk terugsturen als ze geen identificatie bij zich hebben. Nu kunnen we dat vanuit het systeem veel beter organiseren.”

Met de introductie van het CS-EZIS is het NKI-AVL een stuk papierarmer gaan werken. “Brieven en uitslagen gaan nu digitaal. Er is dus nu minder mankracht nodig op het archief,” zegt Julia. “Verder maken specialisten nu gebruik van digitaal accorderen van hun brieven, wat ook veel efficiënter werkt.” Frans Jurjaanz: "Wat toch altijd anders uitpakt dan je verwacht, is de hoeveelheid werk. Ondanks de grootte van de projectorganisatie was het toch af en toe echt hard sprintjes trekken om alles afgerond te krijgen. Uiteindelijk gaf de inzet van ChipSofts voorbeeldomgeving wel veel inhoudelijke sturing.”

Draagvlak

Een van de grotere uitdagingen bij het implementeren van een nieuw ZIS, is het meekrijgen van de specialisten. Het NKI-AVL heeft hier veel aandacht aan geschonken. “Het was dan ook bewust een project getrokken vanuit de kliniek en niet sec een automatiseringsproject. Daarbij hebben we een internist, een chirurg en een radiotherapeut gevonden die enthousiast waren over de introductie van het nieuwe systeem. Zij werden verantwoordelijk voor het informeren en enthousiasmeren van hun directe collega’s. Tijdens werklunches en overleggen was het hun ‘agendapunt’ om iedereen bij te praten over de ontwikkelingen en ze te vragen naar hun wensen. Zo is de betrokkenheid altijd groot geweest,” vertelt Julia. “We hebben een keer een arts uit het BovenIJ Ziekenhuis hierheen gehaald. Dat was een gouden zet,” zegt Frans. “Die heeft aan al onze specialisten een enthousiaste presentatie gegeven van de mogelijkheden en voordelen van het CS-EZIS.” De betrokkenheid van de specialisten en werknemers was zodoende al ruim voor de livegang erg groot, wat er uiteindelijk toe heeft geleid dat bij de ingebruikname van het nieuwe systeem weinig artsen voor echte verrassingen zijn komen te staan.

Ook een strak georganiseerd opleidingenplan droeg bij aan de soepele introductie van het nieuwe systeem. “De afdelingshoofden waren ervoor verantwoordelijk dat hun medewerkers de opleiding volgden. De cursussen werden ook na werktijd gegeven, zodat iedereen aanwezig kon zijn, en daarnaast konden medewerkers tussendoor oefenen en ‘spelen’ met het CS-EZIS in de opleidingsomgeving.”

Dagbehandelingscentrum

Een bijzonder deel van de implementatie betrof het inplannen van patiënten in het dagbehandelingscentrum. Omdat hier een unieke werkwijze wordt gehanteerd, vergde dat een heel specifieke oplossing. In het dagbehandelingscentrum is een kamer met een stoel of bed op een dag door meerdere patiënten bezet. Een patiënt wil bij voorkeur telkens door dezelfde EVV’er (eerste verantwoordelijke verpleegkundige) worden behandeld, en ook het liefst op een vaste dag en een vast tijdstip. Ontwikkelaars en consultants van ChipSoft enerzijds en medewerkers van het NKI-AVL anderzijds moesten intensief samenwerken om hiervoor een planningsysteem te kunnen realiseren. “Doordat we in eerste instantie tegen zoveel onverwachte zaken aanliepen, verwachtten we eigenlijk dat het uiteindelijk een ‘no-go’ zou worden. Er is in de laatste weken en maanden voor de livedatum enorm hard gewerkt om dit toch mogelijk te maken, en het resultaat staat”, zegt Julia.

Waarom een nieuw ZIS

“Het was voornamelijk een kwestie van timing, met alle landelijke ontwikkelingen zoals de invoer van het BSN, de UZI-pas en het landelijk schakelpunt en de opkomst van het EPD,” antwoordt Frans Jurjaanz op de vraag waarom het ziekenhuis een nieuw ZIS heeft aangekocht. “Daarbij was er de wens van de organisatie om verder te groeien met nieuwe ontwikkelingen zoals een medicatievoorschrijfsysteem. We werden zo eigenlijk gedwongen om het oude ZIS te vervangen.”

Livegang

Toen de livegang in zicht kwam, werd de werkdruk steeds hoger. “We realiseerden ons dat ChipSoft erop gebrand was de deadline te halen. We moesten dus in de laatste weken alles uit de kast halen,” zegt Julia. “Maar het mooie was, dat iedereen die deadline wilde halen. Er werd enorm goed samengewerkt en vooral hard gewerkt.” Frans merkt op: “Dat we op de datum die in januari was afgesproken ook daadwerkelijk live zijn gegaan, vind ik een enorme prestatie. Voor een project van deze schaal is dat echt uitzonderlijk.”

“Vrijdag heerste er echt een feestelijke stemming. Iedereen was uitgelaten, want het was toch maar gelukt. Vandaag (eerste livedag, red.) is het hectischer: vrijdag is vaak niet zo’n drukke dag, qua personeel en patiënten. Maar het gaat eigenlijk allemaal vlekkeloos,” zegt Julia. “De gebruikers van het CS-EZIS zijn ook onverdeeld positief. Dat is toch echt een gevolg van de vroege betrokkenheid van iedereen.”

Vervolg

In de komende jaren wil het NKI-AVL zich gaan richten op de verdere uitbreiding van wat er nu staat. Frans Jurjaanz: “De cytostaticafunctie is al live op de afdeling en dat willen we zo snel mogelijk ziekenhuisbreed gaan uitrollen. Dat is nu nog niet het geval, omdat de complexiteit van de medicatie niet zomaar in een systeem is gevangen. En daarna willen we ordercommunicatie in gaan zetten. Dat is de planning voor komend jaar.” Julia vult aan: “Daarnaast willen we in de komende jaren de eerste stappen voor de EPD-vorming gaan zetten.”

Al met al kan er in het NKI-AVL teruggeblikt worden op een heel succesvolle implementatie. Daar zijn Frans en Julia persoonlijk getuige van – maar het duurt nog even voor het allemaal echt achter de rug is, zeggen ze lachend.