Het Franciscus Gasthuis & Vlietland is het eerste ziekenhuis met standaard content in HiX dat succesvol de VIPP-audit heeft doorlopen. “We hebben een groene vink voor A1”, juichen projectleiders Christianne Kerkhofs en Gerrinde Bregman. De audit van B1 zal op 9 juli plaatsvinden.
Christianne (links op de foto) richt zich op het behalen van de A1-module van deelproject Patiënt & Informatie en Gerrinde (rechts) op de B1-module van deelproject Patiënt & Medicatie. Hoewel hun scope van elkaar verschilt, trekken ze nauw met elkaar op en delen zij belangrijke uitdagingen. “Wij moesten eerst bewustwording creëren binnen ons ziekenhuis. Dat bleek best lastig, want niet alle details rondom VIPP waren direct al bekend. Bovendien werd VIPP in eerste instantie opgepakt vanuit de ICT-afdeling’’.
“Bij VIPP komt veel meer kijken dan IT. Het is een veranderkundig traject dat de hele organisatie aangaat. Wij moesten dus goed nadenken hoe we de zorg erbij zouden betrekken. De opstart was moeizaam, omdat de kaders niet altijd duidelijk waren. Dit maakte communicatie richting de specialismen lastig. Uiteindelijk hebben wij elk specialisme actief bezocht om uitleg te geven over VIPP en te inventariseren hoe wij samen invulling aan de doelstellingen konden geven.”
“Om A1 te behalen moesten we op 1 juli 2018 minimaal een digitaal bestand met medische gegevens aan de patiënt kunnen leveren met de BGZ-items, brieven en uitslagen en implantaten. Dat was een uitdaging, want we deden het meeste nog op papier. We hadden wel een online portaal, maar dat werd nog niet breed ingezet. Daar moesten we dus slagen mee maken.”
“ChipSoft hielp ons bij het inrichten van het portaal om aan de doelstelling te voldoen en patiënten inzage te geven in een gedeelte van het medisch dossier. Nu de inzage is geregeld, willen we meer. Uit onderzoek van IQ Healthcare komt naar voren dat patiënten vooral baat hebben bij het online kunnen invullen van vragenlijsten, het aanvragen van herhaalrecepten, afspraken maken en e-consults. Deze extra functionaliteiten worden samen met ChipSoft technisch gerealiseerd.”
“De grootste uitdaging kwam daarna pas. Hoe zorg je ervoor dat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt? Want als de baliemedewerker niet weet hoe de functie herhaalmedicatie op het portaal werkt of als ze niet weet hoe ze op een e-consult moet antwoorden, heb je niets aan een portaal. Alle zorgverleners moeten het kunnen gebruiken en daarnaast moesten we ook externe partijen op de hoogte brengen. Want als een huisarts de patiënt niet vertelt dat hij online een afspraak kan maken in het ziekenhuis, gaat die dat ook niet doen.”
“We hadden dus veel spelers in het veld en zijn met onze vragen ‘de vloer’ op gegaan. We hebben kliniekmanagers en polikliniekmanagers direct bij het project betrokken en veel geschakeld met huisartsen, de apotheek, de cliëntenraad, specialisten, polikliniekmedewerkers en ChipSoft. Daarnaast hebben we een klankbordgroep opgericht, waarin (bijna) alle partijen waren vertegenwoordigd. Zo kregen we input van alle kanten.”
“Met ChipSoft hebben we uitgebreid overlegd over de technische mogelijkheden en de planning. Die samenwerking verliep prettig en effectief; het is fijn om een partner te hebben die meedenkt en tegelijkertijd schakelt met de NVZ. Toen onze auditor aangaf dat er nog enkele views ontbraken, bood ChipSoft ons de helpende hand. Heel fijn.”
“Wij zijn ontzettend blij dat we de eerste VIPP-audit succesvol hebben doorlopen. De volgende uitdaging volgt binnenkort en dat is de B1 audit op 9 juli 2018. Voor B1 moeten zorgverleners thuismedicatie van klinische- en poliklinische patiënten raadplegen in het medicatieprofiel. De poliklinische doelstelling is spannend! We gaan ons hierna richten op het behalen van modules A2 en B2. En we hebben nog veel meer ambities. Denk aan het inregelen van machtigingen, het nog patiëntvriendelijker maken van het portaal en het verhogen van het aantal patiënten dat het portaal gaat gebruiken, bijvoorbeeld om medicatie te raadplegen. Kortom, VIPP is een mooie stimulans, maar zonder VIPP willen we ons ook continu blijven verbeteren voor de patiënten.”
