Minder piekdrukte door plannen op ligduur |in plaats van opnamequota

​Rode Kruis Ziekenhuis en ChipSoft doen samen onderzoek

"Plannen op ligduur is voor ons, als relatief klein ziekenhuis, al gunstiger dan plannen op quota. Kun je nagaan hoeveel dit oplevert voor grote ziekenhuizen, die veel meer variatie hebben in ligduur." Vincent van Ham, capaciteitsmanager van Rode Kruis Ziekenhuis (RKZ), is enigszins verrast door de resultaten uit het afstudeeronderzoek van Jeroen Staakman. Hij vergeleek vanuit ChipSoft twee verschillende planmethodes met elkaar – plannen op quota en plannen op ligduur – en kwam tot een conclusie die interessant is voor veel ziekenhuizen.

Strategische waarde

Een goede opname-, operatie- en doorstroomplanning is van grote strategische waarde. Enerzijds leidt de optimale benutting van capaciteit tot zorg voor zoveel mogelijk patiënten, anderzijds leidt een goede planning tot gelijkmatige werkdruk voor verpleegkundigen. Zij zijn, als groep, beter inzetbaar en verzorgen doorgaans liever iedere dag tien patiënten dan de ene dag vijf en de volgende dag vijftien, waarbij slechts kort van tevoren bekend is dat er vijf of vijftien patiënten op de afdeling zijn. Bovendien kunnen zij bij een gelijkmatige verdeling van werkdruk hun zorgkwaliteit beter garanderen.

Tijdens de implementatie van de OK-planner rees bij het RKZ de vraag of deze tool op basis van planquota of op basis van ligduur zou worden ingezet. De vraag die hieraan ten grondslag lag: welke methode veroorzaakt de laagste variabiliteit in de uitstroom naar de verpleegafdeling? Momenteel hanteert het RKZ planquota; wanneer een planner een OK-sessie vult, ziet die direct hoeveel patiënten er naar een bepaalde afdeling uitstromen en hoeveel er in een sessie gepland mogen worden. Het ziekenhuis heeft deze quota op basis van ervaring vastgesteld. Planquota worden veelal gekozen door ziekenhuizen, omdat dit een eenvoudig houvast biedt voor OK planners die voor het eerst rekening moeten houden met het aantal  beschikbare bedden tijdens het plannen van de OK-sessies.

Planquota gaan uit van gemiddelden. Op ziekenhuisniveau zijn die goed te hanteren, maar op afdelingsniveau en patiëntniveau wordt dat lastiger, meent Yke van Dijk, manager Capaciteitsmanagement bij ChipSoft. "De kans dat een patiënt 'gemiddeld' is, is niet groot. Wanneer er meerdere patiënten op de wachtlijst staan die een langere operatieduur hebben, waardoor het ziekenhuis in totaal minder patiënten in die operatiekamer kan opereren, haalt het ziekenhuis die quota niet. In het andere geval, waarbij er veel patiënten met een verwachte langere ligduur op de wachtlijst staan, zorgen de planquota voor problemen in de uiteindelijke bezetting op de verpleegafdelingen."

Gezamenlijke nieuwsgierigheid

Het RKZ nam het standpunt in dat plannen op quota volstond. Yke van Dijk stelde dat standpunt ter discussie. Van Dijk: "Vervolgens kwamen we samen op het idee dit te onderzoeken, gedreven vanuit een gezamenlijke nieuwsgierigheid. Het RKZ wil weten of zij de piekbelasting van de verpleegkundigen nog meer kunnen verminderen en ook meer kunnen sturen op de drukte in de kliniek, wij willen wetenschappelijk kunnen onderbouwen of plannen op ligduur beter is."

Jeroen Staakman vergeleek, voor zijn afstudeeronderzoek voor de master Technische Bedrijfskunde aan de Universiteit van Twente, de twee planmethodes met elkaar. Dit deed hij vanuit het team Capaciteitsmanagement van ChipSoft in nauwe samenwerking met Vincent van Ham van het RKZ. Het plannen op ligduur simuleerde hij door een Mixed Integer Linear Program op te stellen. Om de resultaten van het plannen met planquota te kunnen vergelijken met het plannen op basis van ligduur, ontwikkelde hij het Length of Stay model, wat uit twee stappen bestaat. Allereerst bepaalt een Mixed Integer Quadratic Program aan welke sessie een patiënt van de wachtlijst het best toegewezen kan worden. Bij de tweede stap wordt een Mixed Integer Linear Program gebruikt om binnen de sessies de operaties in de juiste volgorde te zetten.

"Zo veel verschil niet verwacht"

Na talrijke simulaties en de analyse van verschillende scenario's kwam Staakman tot de conclusie dat het Length of Stay model voor het RKZ tot een kleinere variabiliteit leidt dan het planquota-model. De variabiliteit van de piekdrukte op iedere weekdag in een week is volgens de modellen op de klinische afdeling met 70% gedaald. Op de dagbehandelingsafdeling is de variabiliteit met 15% gedaald. Dat houdt in dat de drukte op deze afdelingen een stuk beter verspreid wordt over de weekdagen als er tijdens het plannen rekening gehouden wordt met de ligduur. Uiteraard betreffen dit simulaties waar aannames in gedaan zijn. Toch was capaciteitsmanager Vincent van Ham (RKZ) enigszins verrast. "Eerlijk gezegd had ik niet verwacht dat het voor een kleiner ziekenhuis zo veel verschil zou opleveren, omdat de ligduurverschillen daar kleiner zijn. Voor een groter ziekenhuis, met een hogere variatie in ligduur, moet dit verschil nog veel groter zijn. Als je dit mooi inricht in HiX, kun je beter sturen op de bezetting op de verpleegafdeling. Dat leidt tot meer productie en zorgt er ook zeker voor dat je beter omgaat met de capaciteit van de verpleegkundigen."

Mocht het RKZ ervoor kiezen om de voorkeur te geven aan plannen op ligduur, dan vergt dit wél de nodige aanpassingen, stelt Staakman. "Als ziekenhuis moet je goed inschatten hoelang een patiënt een bed gaat bezetten. En daarnaast moet de planner anders gaan denken, want die telt niet meer tot het maximumaantal patiënten, maar moet echt kijken of er een bed vrij is." Van Ham haakt in: "Van 0 tot 5 patiënten plannen is vrij eenvoudig, het kijken in een grafiek, waarbij je rekening moet houden met beperkingen, is bewerkelijker."

In de praktijk onderzoeken

Naar verwachting start het RKZ in 2021 met een pilot, om te ervaren of de theorie matcht met de praktijk. Een mooier vervolg op zijn onderzoek, kan Staakman zich niet wensen. "Het onderzoek is nu gebaseerd op algoritme en aannames, bijvoorbeeld dat bepaalde patiënten een vast aantal dagen blijft liggen, maar de praktijk is weerbarstiger. Daarom is het heel zinvol om in de praktijk te proberen."

Hoe die pilot eruitziet, daar heeft capaciteitsmanager Van Ham wel een idee bij: "We spreken met één afdeling af dat zij een bepaalde periode op basis van ligduur hun OK's inplannen. Vervolgens analyseren we hoe dit gaat. De uitdaging is met name dat we patiënten van verschillende specialismes op één afdeling verplegen. Dat houdt in dat er verschillende planners zijn die deze patiënten inplannen. Zij hanteren wellicht verschillende planhorizons - de ene planner plant verder vooruit dan de ander. Dat vraagt om goede afstemming. Het zal een enigszins ingewikkelde pilot worden, maar dit project dient ook weer andere projecten, omdat je er bijvoorbeeld ook mee kan zorgen dat er beter gestuurd wordt op de voorlopige ontslagdata."