Het Albert Schweitzer ziekenhuis rolde vlak voor de derde coronagolf de app HiX Mobile uit op de COVID-afdeling. Hiermee wil het ziekenhuis de verpleegkundigen nog beter ondersteunen bij hun werkzaamheden. De uitrol kwam op een gunstig moment, omdat de app in alle hectiek de registratielast vermindert. Sjoerd de Boer (projectleider I&A) en Esther van Es (verpleegkundige en CNIO) stonden aan de basis van de implementatie. Zij vertellen over de uitrol en de ervaringen op de werkvloer.
Door de app HiX Mobile hoeven de COVID-verpleegkundigen van ASZ niet meer de cohortafdeling te verlaten om achter een pc of Computer on wheels (COW) de metingen bij de patiënt in het EPD te registreren. Dit scheelt niet alleen veel looptijd, maar ook omkleed- en ontsmettingshandelingen.
Goede afstemming tussen alle partijen
Om van deze voordelen te kunnen profiteren, is bij aanvang van het implementatietraject goede afstemming nodig tussen alle betrokken partijen. Projectleider Sjoerd de Boer: "Dat zijn er veel, want je hebt niet alleen te maken met de EPD-leverancier, maar ook met de telecomaanbieder, andere ICT-partijen en mobile device management. Een uitdagend proces. Tijdens de kick-off van dit project kwamen alle partijen bij elkaar en presenteerde ChipSoft de route naar een succesvolle implementatie. Daardoor stonden vanaf dat moment alle neuzen in dezelfde richting."
Sjoerd de Boer
Albert Schweitzer ziekenhuis stelde zelf een stuurgroep samen om het project in goede banen te leiden. Hierin zaten de ICT-manager, de CMIO, de voorzitter van de Verpleegkundige Advies Raad (VAR) en de CNIO. Deze groep besprak wekelijks de voortgang. Daarnaast heeft het ziekenhuis werkgroepen opgezet om de techniek en de functionele inrichting van de app uit te werken. De Boer: "Dit is een projectstructuur die ik iedereen aanraad."
Videobellen bleek uitkomst
Tijdens de implementatie bleek videobellen via Microsoft Teams een uitkomst. Sjoerd: "Met videobellen krijg je gemakkelijk alle partijen bij elkaar. Bovendien kun je eenvoudig tijdens het overleg het beeldscherm met elkaar delen, om zo tot de beste inrichting te komen. Op dat vlak hebben de maatregelen tegen het coronavirus de efficiëntie van ons project verhoogd."
Wat de projectleider direct opviel, was dat de implementatie van een app de gehele ICT-architectuur van het ziekenhuis raakt. De Boer: "Je moet rekening houden met HiX, maar ook met de communicatieserver, de HAS (HiX Application Server)… noem maar op. Dat betekent dat je veel mensen moet betrekken en informeren. Dat heeft impact op bestaande omgevingen. Daarnaast neem je voor het eerst een bepaald type device in gebruik. Ook daarin is het belangrijk de juiste keuze te maken."
Knoop doorgehakt over device
Het Albert Schweitzer ziekenhuis koos voor een telefoon van Samsung. De Boer: "Het belangrijkste is dat iedereen ermee overweg kan. Daarom hebben wij vier veelgebruikte telefoons in de zorg getoetst op factoren als snelheid, performance, batterijduur, schoonmaakgemak en gebruiksvriendelijkheid. Dit hebben we in samenspraak met de VAR gedaan, waarna de knoop is doorgehakt. In januari kregen we de nieuwe devices binnen."
In diezelfde maand begon Esther van Es, naast haar werk als verpleegkundige, als Chief Nursing Information Officer (CNIO). Zij dacht actief mee, met twee verschillende petten op, die van de verpleegkundige en die van de functioneel beheerder. Van Es: "Als functioneel beheerder wil je de inrichting zo eenvoudig mogelijk hebben, als verpleegkundige en CNIO wil je een zo groot mogelijk gebruiksgemak. Wat mij direct opviel, is dat de app heel intuïtief werkt. Je ziet heel snel wat de mogelijkheden zijn, welke informatie je kunt inzien en welke waardes je op welke plek invoert."
Esther van Es
Metingenregistratie en foto's
De verpleegkundigen van Albert Schweitzer ziekenhuis zetten de app voornamelijk in voor het registreren van metingen. Daarnaast gebruiken zij de app voor het maken van foto's. Van Es: "Het maken van foto's, bijvoorbeeld van chirurgische wonden en doorligplekken, gaat supereenvoudig. Voorheen maakten we een foto met een ander device sloegen die ergens op waarvandaan we de foto moesten uploaden naar HiX. Nu staat de foto direct in HiX, kan de arts hem direct bekijken en wordt de foto niet op het device zelf opgeslagen."
De verpleegkundigen werken vanuit een activiteitenplan dat op de app goed inzichtelijk is. "Je ziet snel wat er per patiënt op de planning staat", aldus Van Es. "Daarbij heb je direct de relevante inzagemogelijkheden bij de hand, zonder dat je afhankelijk bent van een pc of een Computer on Wheels (COW). De app zorgt ook voor minder dubbele registraties. "We hoeven registraties niet meer op papier te zetten en later over te typen."
Functionaliteiten uitbreiden
Die voordelen liggen wat de CNIO betreft ook voor andere afdelingen in het verschiet. "We begonnen met een beperkt aantal functionaliteiten op drie COVID-afdelingen en hopen het aantal functionaliteiten de komende tijd uit te breiden. Bijvoorbeeld met de vochtbalans."
Voor de snelle adoptie van de app, is het volgens Van Es belangrijk om de verwachtingen van verpleegkundigen te managen. "Je moet eerst per afdeling kijken of de app in de dagelijkse werkzaamheden past. Vervolgens is het belangrijk dat je goed uitlegt dat de app een aanvulling is op de COW's en de pc's. Hoewel de app snelle toegang tot het EPD biedt, type je de rapportages nou eenmaal liever op een toetsenbord."
Verpleegkundigen zijn positief verrast
De eerste ervaringen op de werkvloer zijn erg positief, vertelt Van Es. "Overall zijn de verpleegkundigen positief verrast. Ze zijn nieuwsgiering, enthousiast en vinden het superfijn om de app te gebruiken tijdens hun metingenronde. Op dit moment missen ze nog bepaalde functionaliteiten, waardoor ze niet alles van hun ronde via de app kunnen registreren, maar vanaf de volgende versie komt bijvoorbeeld ook de medicatietoediening in de app. Heel fijn!"
De verpleegkundigen pakken de mogelijkheden van HiX Mobile zo snel op, dat Albert Schweitzer de app uitrolt door het hele ziekenhuis. Projectleider Sjoerd de Boer: "Onze locatie Dordrecht werkt er al mee. Dat betreft vijftien afdelingen. Daar komen later nog drie afdelingen bij op onze locatie in Zwijndrecht."
Uitrol van app voor specialisten
Na de uitrol van HiX Mobile Verpleegkundige volgt de uitrol van HiX Mobile Specialist. De Boer: "Hier willen we nog voor de zomer mee starten. Met HiX Mobile Specialist kunnen onze artsen ook buiten het ziekenhuis patiëntendossiers openen. Dit zijn we momenteel nog verder aan het uitwerken."
De bedoeling is dat de apps een prominente rol krijgen in het Albert Schweitzer ziekenhuis. De Boer: "We willen de mobile devices veel meer gaan gebruiken. Dat houdt in: meer apps installeren die handig zijn voor onze verpleegkundigen. Op den duur moeten ze wat ons betreft ook de piepers en de alarmsystemen voor de infuuspompen en metingen vervangen."
Dit kan zowel De Boer als Van Es niet snel genoeg gaan. "Verpleegkundigen moeten zo min mogelijk accessoires hoeven te tillen. We hopen hier volgend jaar al stappen in te maken. De inzet van HiX Mobile is een goed begin! We staan nog in de kinderschoenen maar willen dit zo snel en mooi mogelijk uitbreiden."
