Met de ToegangVerleningService (TVS) beschikt de zorg over een nieuwe standaard, die het inloggen op portalen veilig en eenvoudig faciliteert. Voor patiënt, gemachtigde én zorginstelling. Tjongerschans in Heerenveen, dat werkt met HiX, is ver met de implementatie van TVS. Projectleider Janneke Hofstede (Tjongerschans) en Luuk Maes, senior business consultant van DICTU, ICT-dienstverlener binnen de Rijksoverheid, en innovatieconsultant Vincent van den Berg delen hun ervaringen.
Voor een veilige toegang tot het patiëntenportaal zetten zorginstellingen veelal DigiD in als authenticatiemiddel. De overheid werkt echter aan toelating van andere middelen, zodat DigiD niet meer de enige optie is. Daarnaast moeten patiënten online kunnen aangeven wie zij willen machtigen om hun gegevens in te zien en aan te passen. Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), Logius en DICTU hebben hiervoor een routeringsdienst ontwikkeld voor de zorgsector, ToegangVerleningService (TVS). Deze dienst is de schakel naar alle onder de 'Wet digitale overheid' erkende inlogmiddelen.
Kaders en richtlijnen voor digitale communicatie
Luuk Maes, senior business consultant van DICTU: "We zien een maatschappelijke ontwikkeling dat digitaal werken en het digitale gebruik van gegevens toeneemt. Het is belangrijk dat dit veilig gebeurt, dus de overheid – Europees en op Nederlands niveau – ontwikkelt wetgeving om hier kaders en richtlijnen voor te geven. Op die manier weten patiënten en zorgorganisaties zeker met wie zij digitaal communiceren."
DigiD is één authenthicatiemiddel, waarmee burgers en patiënten zich kunnen identificeren. Er zijn echter eerdere methodes in ontwikkeling. TVS zorgt ervoor dat de gebruiker van het portaal kan kiezen tussen authenticatiemiddelen. Ook kunnen gemachtigden via TVS namens de patiënt inloggen.
Eén aanspreekpunt voor alle authenticatiemiddelen
Ziekenhuizen hebben met TVS voor alle inlogmiddelen slechts een aanspreekpunt, zowel op technisch niveau als op procesmatig en organisatieniveau. Maes: "DICTU is een tweede Logius, die veel mensen al kennen als de aanbieder van DigiD. Wij zijn een soort zusterorganisatie die niet alleen DigiD ontsluit, maar ook het gebruik van machtigen en eIDAS. Als ziekenhuizen hier vragen over hebben, zijn wij het enige aanspreekpunt. Daarmee willen wij de ziekenhuizen ontzorgen."
Relatief snelle aansluiting
Een aansluiting is relatief snel gerealiseerd, vertelt Maes: "ChipSoft heeft dit voorbereid en samen met ons de techniek uitgewerkt; TVS staat klaar voor DigiD en machtigen. Ziekenhuizen dienen een aanvraag in via onze website en vervolgens rollen we het uit in drie stappen: voorbereiden, aansluiten op de testomgeving en – als dat goed gaat – daarna aansluiten op de productieomgeving. De doorlooptijd verschilt per ziekenhuis, maar is relatief snel omdat alles klaarstaat en het ziekenhuissysteem erop voorbereid is."
Tjongerschans in Heerenveen deed op verzoek van Logius en ChipSoft mee aan een pilot met Ouderlijk Gezag via TVS voor moeders met kinderen onder de 12 jaar. Projectleider Janneke Hofstede: "Wij zijn benaderd omdat we al werkten met machtigingen, voor kinderen en curatoren. Voor ons was dit dé weg om in te slaan, omdat we dit dan niet meer als ziekenhuis zelf hoeven te regelen. Met TVS neemt de overheid die regeltaak op zich. Zij zorgen dat de juiste mensen toegang krijgen en wij hebben daar geen bemoeienis meer mee. Het enige dat wij doen, is de informatie op het portaal aanbieden aan degene die daar recht op hebben."
VWS merkte, volgens Luuk Maes, dat veel zorgaanbieders graag met DigiD en andere authenticatiesmethodes werken. "Wanneer organisaties dit allemaal afzonderlijk moeten regelen - wat niet hun core business is - hebben zij daar een hoop werk aan. Wij willen ze hierbij met TVS ontzorgen."
Inloggen via de TVS-voordeur
Om die reden werd het pilotvoorstel door Tjongerschans met open armen ontvangen. Hofstede: "We gingen voortvarend van start. De moeders waren erg enthousiast, omdat zij niet per se bekend hoeven te zijn in het ziekenhuissysteem (als patiënt). Helaas moesten we de pilot vroegtijdig stoppen, omdat er geen database is waar de gezagsbevoegdheid actueel in is geregistreerd. Daar liepen we op vast. Momenteel wordt daar hard aan gewerkt. Wij zijn in de tussentijd wél aangesloten op TVS voor DigiD. Dat betekent dat iedereen bij ons sinds januari op het portaal inlogt via de TVS-voordeur. Tegelijkertijd werken we op de achtergrond aan 'vrijwillig machtigen', een andere grote wens van ons ziekenhuis."
Bij vrijwillig machtigen bepaalt de patiënt wie toegang krijgt tot z'n dossier. Dit kunnen zij zelf bij de overheid vastleggen. Hofstede: "Patiënten hoeven dus geen formulieren meer in te vullen en bij het ziekenhuis neer te leggen. Dat gebeurt nog regelmatig; ziekenhuizen scannen die formulieren vervolgens in en voegden die aan het digitale dossier toe. Heel omslachtig. Bij vrijwillig machtigen via TVS worden we daarin volledig ontzorgd. We testen nu de laatste stappen en hopen in juli 2021 live te gaan."
TVS in de praktijk
Tjongerschans test vrijwillig machtigen op de afdeling Geriatrie, omdat daar de grootste vraag is van mantelzorgers om mee te kunnen kijken. Hofstede legt uit hoe het werkt: "Patiënten die iemand willen machtigen, gaan naar de site van de overheid en kiezen voor 'ik laat mijn zaken regelen door een ander'. Vervolgens geeft de patiënt aan voor welke periode dit geldt en ontvangt hij of zij een code via e-mail. Deze code geeft de patiënt aan de gemachtigde. Hij of zij vult die code in met het BSN van de patiënt en vervolgens is de machtiging geregeld. Omdat wij al inlogden met TVS, hebben wij nu twee knoppen: 'DigiD' en 'Machtiging'."
Hoe ziet dat eruit in het portaal? Hofstede: "De gemachtigde logt in via 'Machtiging' en selecteert voor wie hij of zij inlogt. Daarna wordt het patiëntenportaal geopend, met rechtsboven de naam van de gemachtigde en linksboven de naam van de patiënt. Binnen het portaal kan de gemachtigde vervolgens exact doen wat de patiënt zelf ook kan: folders lezen, afspraken maken, vragenlijsten invullen, econsulten starten, etc."
Voorwaarden aan machtigingen
"Je kunt voor vrijwillig machtigen alle dossiers open- en dichtzetten", legt Hofstede verder uit. "Door middel van een beslisboom geef je als ziekenhuis aan welke vrijwillige machtigingen je goedkeurt en welke niet. Omdat het ouderlijk gezag nog niet goed is ingeregeld, hebben wij gezegd: kinderen tot 16 jaar geven we de optie 'vrijwillig machtigen' niet, want daar hebben we onze eigen machtigingsformulieren voor en dat houden we zo. Daarnaast is het bij ons zo, dat we een pilot doen op de Geriatrie. De patiënt moet dus beschikken over een geriatrisch dossier. Vervolgens zetten we niet alleen het geriatrische deel in HiX open, maar alles. Een geriatrische patiënt kan namelijk ook behandeld worden door de dermatoloog; die gegevens zijn dan ook inzichtelijk."
Is een pilot bij een specifiek specialisme mogelijk? Hofstede: "Met behulp van een beslisboom kun je aangeven waaraan een patiënt moet voldoen om toegang te krijgen tot het portaal. Dit zou dus een specialisme kunnen zijn. Vervolgens hebben wij wel het hele dossier van de patiënt open staan."
Om het vrijwillig machtigen kenbaar te maken aan de patiënt, gaat Tjongerschans het voorlichtingsmateriaal van de overheid gebruiken en benoemen de zorgverleners het in de spreekkamer. "Die folders zijn heel patiëntgericht", vertelt Hofstede. "We leggen de folders op de afdeling en hangen posters op. Zo gaan we voor de zomer opstarten. Na de zomer proberen we hier nog wat meer ruchtbaarheid aan te geven."
"Eenvoudiger voor zorginstellingen"
Vincent van den Berg, innovatieconsultant bij ChipSoft, is ervan overtuigd dat TVS bijdraagt aan het ontzorgen van zorginstellingen. "We maken het op deze manier écht gemakkelijker voor zorginstellingen. Zij zijn al gewend om, in het kader van DigiD, met één partij te schakelen. Dat aanspreekpunt, ook voor de nieuwe inlogmethoden die eraan komen, wordt nu TVS. Er verandert dus weinig aan de manier van werken, terwijl ze wél van nieuwe diensten gebruik kunnen maken."
De inzet van TVS vraagt volgens Van den Berg wel om duidelijke keuzes van het ziekenhuis. "Hoe ga je bijvoorbeeld om met de groep van 12-16 jaar? Het kan fijn zijn voor de ouders dat kinderen hen vrijwillig kunnen machtigen, maar dat houdt óók in dat zij anderen kunnen machtigen. Daar moet je dus over nadenken. Misschien is het zinvol om voor die groep extra controles in te stellen."
Luuk Maes: "Vanuit het ministerie willen we de wetgeving zo netjes mogelijk implementeren, rekening houdend met alle verschillende categorieën. Wij bieden TVS generiek aan, maar vervolgens is het aan de ziekenhuizen om dit juist te implementeren. Wij kunnen ze wel voorzien van een handreiking."
Janneke Hofstede heeft alvast één tip voor zorginstellingen die aan TVS beginnen. Hofstede: "TVS moet jaarlijks geaudit worden. Neem deze audit in de reguliere audit mee, want dat scheelt veel tijd. In principe is de audit voor DigiD en TVS hetzelfde."
Aansluiten op TVS?
Als het aan Luuk Maes ligt, start DICTU snel met TVS in andere ziekenhuizen. "Zorginstellingen die willen aansluiten of meer info willen over TVS, roep ik op contact met ons op te nemen via TVS@dictu.nl. We willen dit zo snel mogelijk landelijk uitrollen, om alle zorginstellingen te ontzorgen."
Janneke Hofstede, Luuk Maes en Vincent van den Berg.
