Na de keuze voor elektronisch patiëntendossier HiX en de implementatie daarvan volgt de laatste grote stap in het EPD-project: de livegangdag. Op deze dag neemt de zorginstelling HiX in productie. Doorgaans gaat dit gepaard met feestelijkheden, want de livegang is de finish van het implementatietraject en het startschot van toekomstbestendige zorg. In dit artikel vertellen we meer over de indeling van deze speciale dag en delen Basalt en Rijndam Revalidatie hun ervaringen.
Wanneer zorginstellingen hun zoektocht naar een nieuw elektronisch patiëntendossier en de implementatiefase hebben voltooid, komt de livegangdag in beeld. Deze dag, die al vanaf de start van het implementatietraject bij alle betrokkenen in de agenda's staat omcirkeld, wordt HiX 'aan' gezet. Dat vraagt om een zorgvuldige aanpak, die in een helder draaiboek is geborgd.
Dit draaiboek start al op de avond vóór de livegangdag. Het oude systeem wordt uitgezet en 's nachts draait er een conversie. Hierbij worden de gegevens uit het oude systeem overgezet naar elektronisch patiëntendossier HiX. Vervolgens controleren de technici van ChipSoft de conversie, zodat alle gegevens uit het oude systeem op de juiste plaats in HiX staan. Na die conversie worden gegevens die na het uitzetten van het oude systeem tijdelijk op papier zijn bijgehouden, overgenomen in HiX.
Elektronisch patiëntendossier live!
In de ochtend van de livegang volgt de stuurgroepvergadering. Als alle cruciale punten in het draaiboek succesvol zijn doorlopen, geven de raad van bestuur, projectleiders en ChipSoft tijdens deze meeting de officiële 'go'. Rond het middaguur volgt dan de feestelijke ingebruikname van het elektronisch patiëntendossier, waarbij een groot deel van de medewerkers aanwezig is. Na deze collectieve succesbeleving kunnen alle medewerkers direct inloggen in HiX en aan de slag.
Kroon op het werk
Marjolijn van Werkhoven, implementatiemanager van Basalt, herinnert zich de ochtend nog levendig. "Het voelde als een soort D-day. We stonden met het projectteam in alle vroegte klaar om samen met de consultants van ChipSoft het draaiboek te doorlopen. Ik vond het extra spannend, omdat wij van twee naar een systeem gingen. Ons gebouw was feestelijk aangekleed met ballonnen en vlaggen en na een mooie speech van het bestuur gingen de artsen, behandelaars en ondersteunende medewerkers met frisse moed van start. Het was een kroon op een jaar lang hard werken."
Happening voor alle medewerkers
Een aantal kilometer verderop, bij Rijndam, was de sfeer drie weken na de livegang van Basalt vergelijkbaar. Marieke Paping, revalidatiearts en CMIO: "Het was een feestelijk moment, waarnaar veel medewerkers hadden uitgekeken. Het was mooi te zien dat medewerkers enthousiast waren en dat zij zich hebben ingezet om dit traject tot een goed einde te brengen."
Marieke Paping, revalidatiearts en CMIO bij Rijndam.
Processen finetunen
Na het neerdalen van de livegang-confetti gaan de zorgprofessionals en de ondersteunende afdelingen aan de slag met het nieuwe elektronisch patiëntendossier. Zoals bij elke verandering, zijn er processen die na de eerste ervaringen gefinetuned worden. Ook zijn er altijd medewerkers die de nieuwe werkwijze razendsnel omarmen en medewerkers die iets meer tijd nodig hebben.
Key users bieden eerste ondersteuning
In aanloop naar de livegang is een groep medewerkers van de zorginstelling opgeleid om de collega's op hun afdeling te assisteren. Deze 'key users' hebben diepere kennis van HiX, waardoor zij de eerste vragen kunnen opvangen en beantwoorden. Samen met de functioneel applicatiebeheerders en de consultants van ChipSoft bieden zij na de feestelijkheden de eerste ondersteuning op de werkvloer, zodat iedereen zo snel mogelijk vertrouwd raakt met de nieuwe werkwijze.
"Goede opleiding werpt vruchten af"
De artsen en behandelaars van Basalt kenden een vliegende start. Marco Schults, CMIO en revalidatiearts bij Basalt: "Onze artsen en behandelaars maakten zich het nieuwe elektronisch patiëntendossier snel eigen. Dat is mede te danken aan de goede scholing, met e-learning en klassikale scholingsmomenten. Daar hebben wij flink in geïnvesteerd en dat heeft zijn vruchten afgeworpen."
Marco Schults, revalidatiearts en CMIO bij Basalt.
Goede werkwijze ontdekken
Waar sommige onderdelen van het elektronisch patiëntendossier direct indruk maken, vragen andere onderdelen om extra aandacht. In de revalidatiesector wordt veel aandacht besteed aan de planning, die zeer complex is, omdat de patiënt in een logische volgorde behandeld moet worden door verschillende disciplines. Schults: "Je kunt in het implementatieproces veel dingen testen, maar op het moment dat je écht een patiënt voor je hebt en een proces doorloopt, wordt pas duidelijk wat een goede werkwijze is."
Toewerken naar één standaard
Schults: "We kunnen makkelijker toewerken naar één uniforme standaard binnen de gehele organisatie. Dat maakt alles veel efficiënter. Dat geldt voor het gehele proces: het aanmelden van de patiënt, het eerste consult op de poli, het al dan niet starten met de revalidatiebehandeling en de uitstroom van de patiënt."
Van schrijven van dagrapport naar werken vanuit activiteitenplan; meerwaarde voor verpleging
"Vroeger was de rapportage van de verpleging een belangrijke bron van informatie", zegt revaliatiearts en CMIO Marieke Paping. "Nu ziet de verpleging in het activiteitenplan binnen HiX in één oogopslag welke activiteiten bij een patiënt gedaan moeten worden. Activiteiten zijn makkelijk toe te voegen, kunnen in een herhaalpatroon worden gepland en bij voltooiing geaccordeerd. Opdrachten van artsen zijn rechtstreeks in het activiteitenplan zichtbaar. Dit alles leidt tot een goed overzicht van de taken op een dag."
Veel nieuwe functionaliteiten
"Een andere belangrijke verbetering is dat het elektronisch voorschrijfsysteem (EVS) nu onderdeel is van het elektronisch patiëntendossier", vindt Marco Schults. "Daardoor zijn alle relevante gegevens - patiëntparameters, labuitslagen, allergieën - beschikbaar en direct bruikbaar. Dit bevordert de medicatieveiligheid en daarmee de patiëntveiligheid." Zijn collega van Rijndam vult aan: "Daarnaast zijn er veel overzichten voorhanden, bijvoorbeeld wachtlijsten, volledigheidsregistraties en het maken van favorietenlijsten."
Patiëntveiligheid
Marco Schults: "Verder zijn we bezig om het externe laboratorium te koppelen met HiX en hebben we ambities om labaanvragen voor klinische patiënten via HiX te laten verlopen, waarna de uitslagen ook inzichtelijk worden in HiX. Ook dat komt de patiëntveiligheid ten goede. Daarnaast is nu de Early Warning Score (EWS), bijvoorbeeld, geïntegreerd in het dossier. Er zitten dus heel veel functionaliteiten in die we eerst niet hadden."
Overzichtelijk elektronisch patiëntendossier
"HiX is overzichtelijk. Het kost even wat tijd om het nieuwe elektronisch patiëntendossier te doorgronden, maar als je het doorhebt, is het heel plezierig", vat de revalidatiearts en CMIO van Basalt samen. "Je komt gemakkelijk bij de gewenste informatie, het werken met twee schermen en standaardteksten is prettig en het maken van brieven is door HiX een stuk gemakkelijker geworden. Qua dossiervoering ben ik, ook een jaar na de feestelijke livegang, nog steeds heel blij met deze keuze. We worden ondersteund met slimme oplossingen en kunnen op een efficiënte manier registreren, met een zo laag mogelijke registratielast, waarbij de patiëntveiligheid goed geborgd is."
Doorontwikkeling biedt kansen voor de toekomst
Marieke Paping: "HiX voor revalidatiecentra biedt veel mogelijkheden om zorgprocessen optimaal te ondersteunen en te vergemakkelijken. Mijn ervaring bij Rijndam is dat ChjpSoft daarin graag meedenkt en zelf met ideeën komt. Zo kan bijvoorbeeld het gebruik van de app HiX Mobile het dagelijks gemak vergroten."
Schults: "We kijken samen met de consultants van ChipSoft en binnen specifieke gebruikersgroepen, met daarin ook vakgenoten uit andere ziekenhuizen, hoe we het elektronisch patiëntendossier kunnen blijven verbeteren."
