Als een van de eerste zorginstellingen bracht revalidatiecentrum Revant het patiëntenportaal van HiX naar de cloud. Welk idee lag hieraan ten grondslag? En wat zijn de eerste ervaringen? Bart Snijders (ergotherapeut, programmamanager kind- en jeugdrevalidatie) en Nico Davidse (functioneel beheerder) zijn eensgezind: “Procesmatig is alles beter georganiseerd en qua beheer zijn we met Zorgportaal as a service (ZaaS) zó veel makkelijker uit.”
Waarom kozen jullie voor de ZaaS-oplossing?
Bart Snijders: “Vanuit de inhoud gezien, helpt deze oplossing het best om ons proces en onze denkwijze, zowel in het portaal als in het dossier, te uniformeren. Wij willen graag alles op dezelfde manier aanbieden aan iedere revalidant en door het portaal in de cloud kunnen we procesmatig dingen beter organiseren.”
“We willen structuur, dus af van ‘de hartrevalidatie wil dit’ en ‘de kinderrevalidatie wil dat’. Doordat we één lijn trekken, is de communicatie naar de revalidanten en de ouders van revaliderende kinderen duidelijk; er is geen ruis. Bovendien zorgt de stap naar de cloud voor een efficiëntieslag voor onze ondersteunende diensten, toch Nico?”
Nico Davidse: “Absoluut. Ondanks dat de overstap vanuit beheeroogpunt groot is, zijn de voordelen talrijk. Met deze versie kunnen we minder zelf tweaken en dat is heel fijn, hoe gek dat misschien ook klinkt. Wij hadden een Sharepoint-versie met relatief veel zelfbouw. Omdat we een kleine beheerteam hebben en HiX een heel uitgebreid pakket is, moesten we dus met weinig mensen veel ballen in de lucht houden. Dat zouden er alleen maar méér worden en dat is niet te doen voor een relatief kleine organisatie als Revant.”
“Met de cloud-versie worden we enorm ontzorgd op het gebied van beheer. Doordat ChipSoft zich met de gestandaardiseerde content altijd conformeert aan de geldende wet- en regelgeving, hebben wij hier dus geen omkijken meer naar. Bij zelfbouw moet je dat allemaal zelf borgen. Echt, qua beheer zijn we met ZaaS zó veel makkelijker uit. Dat scheelt ons heel veel beheercapaciteit.”
Bart Snijders, programmamanager kind- en jeugdrevalidatie Revant
Het is een keuze geweest voor toekomstbestendigheid?
Davidse: “Inderdaad, wij denken dat SharePoint voor ons eindig is. Het is een heel mooi platform, maar het biedt te veel ruimte voor afwijking, terwijl we juist toe willen naar standaardisering. Wij denken dat de stap naar de cloud dus technisch nodig was, maar inhoudelijk gaan we er óók op vooruit.”
“We gebruiken nu bijvoorbeeld bepaalde apps, omdat de functionaliteiten van die apps in SharePoint nog niet optimaal ondersteund werden, zoals het inzien van folders en delen van multimediabestanden. In de cloud-versie zitten die functionaliteiten wel, waardoor we die functionaliteiten kunnen integreren in ons EPD.”
“Ook qua lay-out is het een stap voorwaarts. Zo wordt het portaal nu veel mooier getoond op mobile devices. Dat is erg prettig voor de revalidant.”
Hoe verliep de migratie naar het nieuwe portaal?
Snijders: Wat Nico al aangaf: het was een grote verandering. Door de jaren heen zijn we heel verwend geweest met maatwerk, dus we moesten echt wel even slikken dat dit niet meer kon. Maar het betekende ook dat we moesten kiezen binnen de kaders die er wél zijn binnen de standaard content van het EPD. Daarbij heeft het ons erg geholpen dat er een harde datum gesteld werd voor de overstap. Daardoor werden we gedwongen om keuzes te maken. Dat gaf de organisatie veel duidelijkheid.”
Davidse: “Om een voorbeeld te geven: op een gegeven moment hadden we in SharePoint een afsprakenoverzicht gegenereerd waar de honden geen brood van lusten. De ene afdeling wilde een week vooruitkijken, de andere een dag, weer een andere afdeling een maand… Als beheerafdeling waren wij bijna dagelijks aan het finetunen om het iedereen naar de zin te maken. Dat kan nu gelukkig niet meer. Maar dat betekende wel, dat we als organisatie goed moesten bedenken wat we wel en niet wilden tonen, welke functionaliteiten de patiënten en niet zouden krijgen, enzovoorts. We moesten ieder proces tegen het licht houden.”
Snijders: “Tijdens de migratie heb ik mij er bij de informatiemanager en de projectmanager voor hardgemaakt dat we het dossier en het portaal op inhoud aan elkaar zouden koppelen. Daardoor kon ik draagvlak creëren onder alle key users van de verschillende afdelingen. Ik wilde de key users heel graag betrekken bij de discussies, want zij dragen de boodschap uit op hun afdelingen. We hebben dus alle beslispunten met hen besproken, waarna we tijdens de projectdagen met onze beheerafdeling en ChipSoft schakelden waar de speelruimte zat. Omdat het nog een vrij nieuw product is, was er best wat mogelijk op wensniveau.”
Nico Davidse, functioneel beheerder Revant
De migratie is dus geen ICT-feestje, maar een verandertraject voor de hele organisatie?
Davidse: “Klopt, we hebben er ook met verschillende stakeholders binnen Revant aan gewerkt, in totaal met ongeveer zeven mensen. Die samenwerking was heel prettig. Ook de lijntjes met ChipSoft waren kort. De meeste energie zat eigenlijk in de keuzes die we als organisatie moesten maken, maar het portaal staat nu als een huis. De revalidant heeft toegang tot een dossier met goede inhoud, in een verfijnde lay-out.”
Wat is het grootste voordeel voor de revalidanten?
Snijders: “Het grootste voordeel is dat zij veel meer zelf kunnen doen, zoals de afspraken en het eigen dossier inzien. Daarmee krijgen ze meer regie over hun behandeling en komen zij beter voorbereid op hun behandelafspraak. Daarbij worden functionaliteiten die we nu in externe apps aanbieden geïntegreerd in het portaal. Daarbij wordt ook op mobile alles netjes getoond. Dat was in de vorige versie niet helemaal optimaal.”
Gebruiken zij het portaal al veelvuldig?
Snijders: “Ongeveer 75% van onze revalidanten gebruikt het portaal. Best een hoog percentage, maar we streven naar meer. Met name in de groep 60-plussers kunnen we nog winst boeken, door het portaal meer onder hun aandacht te brengen. Ook benutten we nog niet alle mogelijkheden van het portaal. We bieden bijvoorbeeld nog geen e-consulten aan, terwijl dat technisch al wel mogelijk is. De urgentie is er alleen nog niet geweest; artsen en patiënten vroegen er nooit om. Maar je merkt dat ook daar een kentering in komt. Daar passen we ons aanbod op aan.”
Jullie raden andere revalidatiecentra de stap naar de cloud-versie ook aan?
Snijders: “Met dit portaal ben je écht klaar voor de toekomst. We zijn heel blij met hoe het nu staat en werken samen met ChipSoft aan het verder verbeteren van het portaal. Zo willen we meer vragenlijsten aanbieden om het portaal nog meer te verrijken voor de revalidant.”
Davidse: “Ja, door te migreren naar cloud-portaal kun je als organisatie de processen goed uniformeren én je beschikt over meer ontwikkelmogelijkheden. Wij raden het dus andere revalidatiecentra ook aan.”
