Een EPD-implementatie is een omvangrijke operatie. Het minste wat u dan van het eindresultaat mag verwachten, is dat het EPD optimaal aansluit op uw specifieke werkprocessen, wensen en eisen. Daarom biedt ChipSoft zorginstellingen tijdens het implementatietraject alle ruimte om mee te denken over de beste inrichting van de software. Want goed implementeren doe je samen.
Het is een zonnige dinsdagochtend in maart. Locatie: een middelgroot ziekenhuis in Noord-Brabant. In de vergaderruimte ziet niemand hoe de dauwdruppels op het raam glinsteren in het zonlicht. Alle zeven paar ogen zijn gericht op het scherm waar een ChipSoft-consultant de werkinrichting doorneemt van de PDMS-software die over 2 maanden in gebruik wordt genomen op de OK. Hij doet dit samen met een collega-consultant en vijf ziekenhuismedewerkers die met de oplossing gaan werken. “Jullie hebben hier nu een afvinkveld waardoor gegevens gestructureerd worden vastgelegd, maar veel ziekenhuizen werken daarnaast met een vrij tekstveld voor eventuele opmerkingen. Willen jullie dat we dat toevoegen?”, vraagt de consultant. Het Hoofd OK, een anesthesiemedewerker en een functioneel applicatiebeheerder kijken elkaar aan. “Dat lijkt ons een mooie aanvulling.”
Afstemmen op wensen
Stap voor stap lopen de betrokkenen de inrichting van de PDMS-software verder door. Het betreft een zogeheten reviewdag. Elk implementatietraject van ChipSoft bevat meerdere reviewdagen. Tijdens deze dagen wordt de software samen met de eindgebruikers tot in detail afgestemd op hun werksituatie en wensen. Niet alleen zoals in bovenstaand voorbeeld op de OK, maar op elke afdeling die een ChipSoft-oplossing in gebruik neemt.
De ‘standaard content oplossingen’ vormen hierbij de basis. Deze oplossingen hebben zich in andere instellingen al bewezen, de ervaringen van alle eerdere implementaties zijn erin verwerkt en ze worden voortdurend verbeterd aan de hand van de nieuwste inzichten. Hierdoor hoeft het wiel tijdens implementaties nooit opnieuw te worden uitgevonden. Dat scheelt tijd en het leidt tot een completere oplossing.
Inspraak is prettig
“Met de standaard content oplossingen reiken we voor elke afdeling de beste inrichtingsmogelijkheden aan, maar ziekenhuizen hebben vaak specifieke wensen of werkwijzen”, vertelt de ChipSoft-consultant.
“Tijdens de reviewdagen stemmen we de software daarop af. We merken keer op keer dat de reviewdagen in een belangrijke behoefte voorzien. Gebruikers vinden het prettig om vooraf inspraak te hebben in de inrichting van de software waarmee ze straks dagelijks werken.”
Alle kennis die de betrokkenen van zorginstellingen tijdens de reviewdagen opdoen, verspreiden zij weer onder hun collega’s. Dit bevordert de acceptatie voorafgaand aan de livegang en versnelt het wenproces daarna. De applicatiebeheerders beschikken bovendien direct over de juiste expertise en achtergrondinformatie om na de livegang zelf het beheer uit te voeren of, indien gewenst, de inrichting verder uit te bouwen. Zo betaalt de inzet van alle medewerkers tijdens de implementatiefase zich in het vervolgtraject dubbel en dwars uit.
Succesvol voorzien van zorg-ICT
De reviewdagen zijn slechts één component van onze implementatie-aanpak. Ook het analyseren van de werkprocessen, converteren van patiëntgegevens, opleiden van de gebruikers en het uitvoerig testen van de software maken hiervan onderdeel uit. Dankzij de duidelijke structuur van deze aanpak, zijn reeds tientallen zorginstellingen binnen een tijdsbestek van enkele maanden succesvol voorzien van doortastende zorg-ICT. Altijd volgens planning en binnen budget.
Zorginstellingen die kiezen voor ChipSoft weten aan het begin van een implementatie precies waar ze aan toe zijn. De livegangdatum is bekend, alle tussenliggende stappen zijn gedefinieerd en het staat vast welke medewerkers op welk tijdstip ter ondersteuning beschikbaar zijn voor vastomlijnde taken binnen het traject.
Op naar de livegang!
In het Brabantse ziekenhuis klinken aan het einde van de reviewdag tevreden geluiden. Terwijl de zonnestralen op de ramen inmiddels hebben plaatsgemaakt voor de verlichting van de straatlantaarns, is de definitieve inrichting van de PDMS-software definitief bepaald. Alle betrokkenen kijken met plezier en vertrouwen vooruit, zo blijkt uit de woorden van het Hoofd OK. “We hebben samen iets moois neergezet. Op naar de livegang!”
Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met communicatie@chipsoft.nl.
