HiX update - Opstarten reguliere zorg (COVID-19 editie 7)

HiX update - Opstarten reguliere zorg (COVID-19 editie 7)
Eerder hebben wij u geïnformeerd over onze ICT-ondersteuning in HiX ten behoeve van de zorg voor patiënten met COVID-19 (nieuwe coronavirus). Met deze update hopen wij informatie te kunnen bieden rondom hoe HiX u ondersteunt op operationeel, tactisch en strategisch niveau in de fase van het opstarten van de reguliere zorg, alsook over de vereenvoudigde werkwijze voor de aanlevering van gegevens voor het contactonderzoek. Heeft u de vorige edities gemist? Klik hier.

Aanlevering gegevens voor contactonderzoek Sciensano
In het kader van het bestrijden van COVID-19 heeft Sciensano op nationaal niveau een project opgezet om contactonderzoek mogelijk te maken. Hiertoe dienen zorginstellingen bepaalde gegevens van alle bewezen en verdachte COVID-19-patiënten aan te leveren. De laatste week stond ChipSoft nauw in contact met Sciensano om in een ijltempo de functionaliteit te realiseren die deze aanlevering op vereenvoudigde manier mogelijk maakt.

Het resultaat van deze gesprekken is een ‘COVID-19 Sciensano overzicht’ waarin alle nodige gegevens per patiënt uit het dossier worden opgehaald. Dit gebeurt grotendeels automatisch. Voor die gegevens die nog niet beschikbaar zijn in HiX, biedt de software bij de registratie van een COVID-19 isolatie-indicatie, dan wel een COVID-19-verdenking, automatisch een aangepaste vragenlijst aan. Deze bevraagt onder meer de eerste contactpersoon van de patiënt en of de patiënt in de (ouderen)zorg werkzaam is. Voor de patiënten die al een geregistreerde isolatie-indicatie hadden, kan deze opnieuw geopend worden waarna de zorgverlener de vragenlijst alsnog kan invullen. Vervolgens kan het ‘COVID-19 Sciensano overzicht’ geëxporteerd worden naar een .csv-bestand dat door de medewerkers van de zorginstelling via de eHealthbox geüpload kan worden.

Alle HiX-zorginstellingen zijn ondertussen reeds door hun accountmanager van ChipSoft gecontacteerd om deze gegevensextractie mogelijk te maken.

Plannen van Opname + OK
In de afgelopen periode is door COVID-19 een groot deel van de reguliere geplande operaties geannuleerd. Hierdoor zal de wachtlijst met operaties zijn opgelopen. Wanneer de resources dit weer toelaten, zullen deze operaties opnieuw ingepland moeten worden. Hiervoor kunnen de klinisch planners de 'Wachtlijst opname + OK' gebruiken. Dit formulier toont alle planningsinformatie, zodat de operatie direct gepland kan worden door middel van drag and drop. 

Het operatierooster (sessierooster) toont het bezettingspercentage per sessie en hoeveel minuten er nog beschikbaar zijn. Door een sessie te selecteren waar reeds operaties in gepland zijn, ziet u rechts direct welke operaties in die sessie staan. Onderin loopt de 'Wachtlijst OK' mee met de geselecteerde sessie; als wordt gekozen voor een sessie van het specialisme 'Orthopedie', dan worden ook de operaties van dat specialisme getoond.

Daarnaast zijn er meerdere filteropties. Wilt u een specifieke operatie van een patiënt zoeken? Zoekt u geannuleerde operaties die teruggeplaatst zijn op de wachtlijst? Ook kan op basis van urgentie of andere criteria de volgorde van het herplannen worden bepaald.

Bij het selecteren van een operatie verschijnt onder in het venster direct de daarbij behorende opname-, screening- en OK-informatie. Door de operatie te slepen naar de gewenste sessie, wordt de operatie en de daarbij behorende opname ingepland. Het bezettingspercentage wordt direct bijgewerkt en zo kan de opgelopen wachtlijst eenvoudig en snel worden doorgewerkt.

Naast bovengenoemd formulier is het overzicht 'OK: Geannuleerde operaties per datum/reden' beschikbaar. Hierin wordt inzichtelijk hoeveel operaties er geannuleerd zijn, met welke reden en wanneer. Deze cijfers kunnen voor rapportage worden gebruikt. Ook kunnen vanuit dit overzicht de wachtlijstoperaties gestructureerd herpland worden.

Voor bovenstaande oplossingen zijn de modules CS-Opname, CS-OK en CS-Preop nodig.

OK Planner
Om een goede OK-planning te realiseren, kunt u tegenwoordig niet zonder inzicht in het effect van de OK-planning op de kliniek. Met de 'OK Planner' krijgt u tijdens het plannen van operaties direct inzicht in de effecten van de planning op de verpleegafdelingen. Zo weet u of er voldoende bedden beschikbaar zijn op de specifieke afdeling en wat de bedbezetting gaat worden.

Daarnaast wordt in de 'OK Planner' inzichtelijk gemaakt wat de verwachte spoed-bedbezetting gaat zijn, zodat hiervoor bedden vrijgehouden kunnen worden. Ook kunt u door middel van een bezettingsbeleid sturen op de termijn waarop verschillende specialismen aanspraak maken op beschikbare beddencapaciteit.

Ten slotte is er een aanvullende rapportage beschikbaar die (indien gewenst) kan worden geopend op een tweede monitor. Deze geeft inzicht in de geplande bedbezetting per specialisme, op de afdelingen die op dat moment tijdens het planningsproces relevant zijn.

Capaciteit bij herstart poliklinieken
Langzaamaan wordt de reguliere zorg op de poliklinieken weer opgestart. Naast de patiënten van wie de afspraak de afgelopen maanden geannuleerd is, weten ook nieuwe patiënten de weg naar het ziekenhuis weer te vinden. Het opstarten van de poli's heeft ook effect op de vraag naar capaciteit bij de radiodiagnostiek, de scopieën en het OK. 

Om ziekenhuizen te ondersteunen in bewuste keuzes en inzicht te geven in het effect van het openen van poli's op de rest van het ziekenhuis, wordt met behulp van het model 'Poli-uitstroom' inzichtelijk gemaakt wat de verwachte zorgvraag gaat zijn voor verschillende typen zorgvragen. Hierbij worden de verschillende modaliteiten op de Radiologie onderscheiden, de scopieën die niet op het OK plaatsvinden en de vraag naar OK-capaciteit. De functionaliteit 'OK sessierooster optimalisatie' biedt vervolgens inzicht in de verwachte bedbezetting.

Op deze wijze ondersteunen wij zorginstellingen bij het maken van bewuste keuzes over welke capaciteit wanneer wordt vrijgegeven, zodat de patiënt de meest efficiënte behandeling krijgt.

Deze oplossing zal halverwege mei beschikbaar komen in de module Tactisch Capaciteitsmanagement.

Meer weten?
Heeft u vragen naar aanleiding van deze HiX update? Neem contact op met de afdeling Marketing & Communicatie van ChipSoft via communicatie@chipsoft.be of via het telefoonnummer +32 34 58 47 37.